politik-digital: Was verbirgt sich hinter dem Begriff “Öffentliche Beschaffung” und warum wurde “Öffentliche Beschaffung” als Fokusthema gewählt?

Dompke: Hierunter verbirgt sich alles, was im Bereich der Öffentlichen Hand und der Institutionen, die nach öffentlichen Kriterien beschaffen, beschafft wird. Es fängt an beim Bleistift am Schreibtisch bis hin zum Panzer. Als Fokusthema für das Roadmapping in der IKT wurde es ausgewählt, da die Informations- und Publikationstechnik in ihrer Durchdringung in sehr vielen Produkten der Öffentlichen Hand enthalten ist. 13% des Bruttoinlandproduktes werden direkt für die Öffentliche Beschaffung verwendet und 4,6 Millionen Menschen sind im Öffentlichen Bereich beschäftigt. Daran sieht man, dass es sich um einen Massenmarkt handelt. Durch klare Regelungen, wie der VOL (Verdienungsordnung Leistung) und der VOB (Verdienungsordnung Bauwerke), ist genau organisiert, wie zu beschaffen ist. Man kann daher nach Identifikationen von Zielen und Entwicklung von Strategien über die Integration in die VOL oder VOB oder Rahmenvorschriften eine breite Umsetzung erreichen.

politik-digital: Für welche Aspekte des Themas “Öffentliche Beschaffung” soll und kann Nachhaltigkeit eine Rolle spielen? Umweltverträglichkeitsaspekte scheinen meist im Vordergrund zu stehen.

Dompke: Das ist ein allgemeines Problem, was nicht nur auf das Fokusthema Öffentliche Beschaffung bezogen ist. Wir haben sehr viele Initiativen im Umweltbereich. Das fing damals an mit Nichtregierungsorganisationen (NGOs), die sich ganz bewusst dem Thema Umwelt zugewandt haben, ist dann in allen gesellschaftlichen Schichten und Bereichen aufgenommen worden und ist in den letzten Jahren richtigerweise auch auf Nachhaltigkeit ausgeweitet worden – Rio 1992 als Stichwort. Nur in der konkreten Umsetzung ist es immer noch ein Problem zu definieren, was Nachhaltigkeit eigentlich ist. Wir haben keine Kriterien. In der Theorie kann man sagen, Nachhaltigkeit bedeutet, heute so zu wirtschaften, dass ein Morgen auch noch möglich ist, aber ohne dabei heute Einschränkungen machen zu müssen. Kurzes Beispiel: Alte Gutsbesitzer wussten sehr wohl, wann sie welches Feld bestellen sollten und wie sie ihre Arbeiter behandeln mussten, damit diese auch eine Identifikation zum Guts-Unternehmen hatten, damit die Landwirtschaft funktionierte. Das war Integrierte Nachhaltigkeit. Die Initiativen, die heute laufen, sind sehr stark gefärbt von etwas Messbarem. Und was ist heute am besten messbar? Geld und ökologische Effekte – was auch zwei Säulen innerhalb der Nachhaltigkeit sind. Wir versuchen die dritte Säule mit hineinzubringen, die Soziokultur. Soziokultur bedeutet, dass alle Kriterien aus den Bereichen der Arbeitswissenschaften, Arbeitschutz, Gesundheitsschutz, Sicherheitstechnik und auch Tarifpolitik unter dem Begriff Integrierte Nachhaltigkeit zusammen gefasst werden, um dann zu einem neuen Bewertungssystem zu kommen.

politik-digital: Wie wird reagiert, wenn sich ökonomische, ökologische und soziale Ziele widersprechen?

Dompke: Betriebswirtschaftliche Sicht ist auch Nachhaltigkeitssicht: Die drei Aspekte Wachstum, Gewinn und Nachhaltigkeit müssen gleichberechtigt behandelt werden. Ein Widerspruch tritt nur dann auf, wenn nur ein Punkt betrachtet wird, aus welchen Gründen auch immer – globales Handeln, gesellschaftspolitische Notwendigkeiten, u.s.w.. In dem Moment, in dem man alle drei Punkte betrachtet, kann kein Widerspruch entstehen. Wie löst man aber einen existierenden Widerspruch auf? Man zeigt auf, dass eine bestimmte Säule nicht ausreichend betrachtet wird und macht deutlich, dass die langfristige Sicherung eines Unternehmens nur möglich ist, wenn alle drei Säulen gleichberechtigt behandelt werden. Darin liegt natürlich die Schwierigkeit in unserer sozialen Marktwirtschaft. Ein Problem ist sicher, wobei ich mich damit recht weit aus dem Fenster lehne, dass wir eine Managementkultur haben, die nicht mehr unmittelbar mit dem Unternehmen verbunden ist. Ein Familienbetrieb, bei dem der Besitzer noch selbst das Unternehmen geleitet hat, denkt wesentlich stärker an die Zukunft, an seine Kinder und Enkel, als ein Aufsichtsratsvorsitzender, der, wenn die Firma nicht mehr den erwarteten Erfolg hat, auch wo anders einen Posten bekommen kann.

politik-digital: Wie setzt sich die Fokusgruppe, die das Thema Öffentliche Beschaffung bearbeitet, zusammen? Inwieweit findet zur Zeit schon Zusammenarbeit mit nachgeordneten Ebenen, wie Mitarbeitern von Behörden, statt?

Dompke: Die Fokusgruppe setzt sich aus drei Gruppen zusammen. Die Öffentliche Beschaffung verläuft nach Regeln, das ist für unsere Arbeit Vorteil und Nachteil zugleich.

An einer Stelle sitzen die Facheinkäufer oder Beschaffer, die ihre Arbeit nach diesen Regeln gestalten. An einer anderen Stelle sitzen die Bedarfsträger, die Kriterien definieren, die sie für ihre Arbeit brauchen. Sie geben diese Kriterien weiter, und sie müssen eingepasst werden in die Regel der Beschaffer. Darin liegt eventuell eine Diskrepanz. Es gibt europäische Interpretationen der Beschaffungsrichtlinien, in denen ausgesagt wird, dass die Integration möglich ist. Wir müssen zuerst aus den Bedarfsträgern herauskitzeln, welche Kriterien originär für ihre Arbeit notwendig und auch nachhaltig sind. Dann müssen wir mit den Beschaffern reden und herausfinden, wie solche Kriterien formuliert sein müssen, damit sie in ihr Regelwerk aufgenommen werden können. Das sind zwei unterschiedliche Diskussionsprozesse, die nicht vermischt werden dürfen. Über die Hemmnisse, die wir im Gespräch mit Beschaffern und Bedarfträger herausgefunden haben, müssen wir mit den die für die Regelwerke verantwortlichen diskutieren. Wir müssen darüber sprechen, ob es Möglichkeiten gibt, diese Regelwerke partiell zu ändern oder zu erweitern. Deshalb haben wir drei Fokusgruppen.

politik-digital: Wie begegnet man Berührungsängsten oder Schwierigkeiten mit neuen Techniken und Strategien insbesondere beim Thema Öffentliche Beschaffung?

Dompke: Das ist kein großes Problem. Es gibt zahlreiche Erkenntnisse aus der Forschung, wie man mit den Problemen “das habe ich schon immer so gemacht” oder “Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht” umgehen kann. Diese Erkenntnisse kann man anwenden. Solche Strategien anzuwenden hat aber nur Erfolg, wenn man die Ziele definiert hat und sie Ziele in die Regelwerke der Öffentlichen Beschaffung hinein bekommt. Wir versuchen die Ziele aus dem zu definieren, was existent ist, ohne neue Forschung zu betreiben. Der nächste Schritt ist die Planung konkreter organisatorischer Maßnahmen, wie Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz oder die Integration bestimmter neuer Verhaltensweisen in der Einarbeitungsphase. Beispiele sind die Verwendung energieeffizienter Steckernetzteile, die es schon gibt, oder die Information über energiesparende Verhaltensmöglichkeiten, beispielsweise während der Einarbeitung in Computerprogramme.

politik-digital: Welche Unterstützung seitens der Verwaltung (Bund, Länder) ist ihrer Meinung nach noch nötig?

Dompke: Soweit ist der Prozess noch nicht. Ich würde mir wünschen, dass die Unterstützung, die bereits angefangen hat, auch erhalten bleibt wenn es konkret wird. Ich weiß allerdings noch nicht, ob das passiert. Im Moment bin ich sehr positiv eingestimmt, wir bekommen sehr viel Unterstützung von Bund und Ländern. Nach einer gewissen Beobachtungszeit sollten Änderung von Gesetzen und Regelwerken stattfinden, wenn die neuen Kriterien aus Akzeptanzgründen oder Erklärbarkeitsgründen nicht in die Beschaffungsrichtlinie integrierbar sind – das würde ich mir wünschen. Stichwort Steckernetzteile: Wenn wir es nicht schaffen, eine Selbstverpflichtung mit Herstellern, Beschaffern und Bedarfsträgern zu erreichen, dann kann es der Bund eventuell mit einer Verordnung durchsetzten. Aber soweit sind wir noch nicht. Man sollte nicht den dritten Schritt vor dem ersten machen, denn da verschreckt man mehr mit.

politik-digital: Im Bereich E-Government ist E-Procurement (online-Beschaffung) ein wichtiges Thema. Aber Nachhaltigkeit noch nicht. Wie kann das geändert werden und was wären konkrete Schritte dazu?

Dompke: Wenn man E-Government richtig macht, stecken darin natürlich viele Nachhaltigkeitspotenziale. Nicht nur im Bereich Ökologie, sondern gerade auch im Bereich der Soziokultur, der Gesellschaft. Nur dabei spielen noch andere Dinge eine Rolle. Wenn man die Potenziale von E-Government ausschöpfen will, muss man eben auch alte Menschen an das Netz bringen, die 80jährige, gehbehinderte Frau, die ihren Antrag oder ihr Formular selbst nicht mehr abholen kann. Es nützt ihr nichts, wenn es E-Government gibt, sie damit aber nicht umgehen kann.

In Bund, Ländern und Gemeinden das gleiche Bild: Ein Haushaltsloch jagt das nächste. Entsprechend knapp sind die Mittel für Investitionen in die elektronische Verwaltung, neudeutsch “e-Government”, geworden. Doch das Marktpotenzial ist sowohl für die Verwaltung als auch für die IT-Anbieter beeindruckend.

Auf 250 Milliarden Euro beziffert Ute Vogt, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium, das jährliche Beschaffungsvolumen von Bund, Länder und Gemeinden. Experten gehen dabei von einem Rationalisierungspotenzial von fünf bis zehn Prozent der Verwaltungskosten durch e-Government-Lösungen aus. Kein Wunder daher, dass die Branche inzwischen ihr Hauptaugenmerk auf den staatlichen Beschaffungsbereich gerichtet hat.

Auch andere Faktoren machen ihn attraktiv: “In der Beschaffung kann man schnell und einfach Geld sparen. Dagegen ist das Vergabewesen kompliziert. Das ist sozusagen die Kür im e-Government”, sagt Hans-Jörg Frick, Referent des Messepartners KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung). Im Trend liegen besonders in kleinen Gemeinden “interkommunale Einkaufsgemeinschaften”. Auf einer e-Government-Plattform wird dabei geklärt, welche Kommune welchen Bedarf hat und wie die Rahmenverträge zum Einkauf aussehen. Zuvor müssen sich die Gemeinden auf gemeinsame Standards einigen – und sei es die banale Festlegung, ob mit blauer oder schwarzer Tinte geschrieben wird. KGSt-Vorstand Hans-Joachim Hilbertz dazu: “e-Government initiiert Verschlankung und Effizienz in der Verwaltung. Dadurch können die Gemeinden Kosten sparen.”

Bei dem größten bundesweiten Branchenprojekt, BundOnline 2005, das alle 449 onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis Ende 2005 elektronisch verfügbar machen soll, sind inzwischen mehr als die Hälfte aller Dienstleistungen online. Doch der schwerere Teil steht noch bevor, berichtet Markus Hövekamp, Business Development Director bei CSC Ploenzke. Der IT-Berater ist mit 14 Mitarbeitern an BundOnline 2005 beteiligt. Obwohl die komplexeren Dienste noch nicht online gestellt wurden, geht CSC Ploenzke davon aus, dass der Zeitplan eingehalten wird. “Bei den Problemen, die noch gelöst werden müssen, geht es nicht nur um IT-Fragen, sondern auch um Organisationsreformen, die immer weh tun”, erklärt Hövekamp. Aus der Planung für das über die Bundesverwaltung hinausgreifende Projekt “Deutschland Online” ergeben sich weitere langfristige Anforderungen. Für die IT-Branche bleibt das Großprojekt der Bundesverwaltung überaus attraktiv. Denn der Großteil des 1,6 Milliarden Euro schweren Investitionsvolumens wird im Zeitraum 2003 bis 2004 getätigt.

Ein weiteres prominentes Projekt der Online-Verwaltung ging kürzlich ans Netz: der “virtuelle Arbeitsmarkt”, den Accenture für die Bundesanstalt für Arbeit projektiert hat. Darin werden erstmals auch Angebote der privaten Jobbörsen gelistet. Auch ein Matching zwischen angebotenen und nachgefragten Qualifikationen ist dann möglich. Accenture-Partner Holger Bill zufolge sind aufgrund der schmalen öffentlichen Kassen kreative Finanzierungsformen für e-Government gefragt: Public-Public Partnerships, Public-Private Partnerships und Application Service Providing in Hosting und Anwendungsentwicklung.

Die Tatsache, dass nach internationalen Studien Deutschland in der elektronischen Verwaltung international nur im Mittelfeld liegt, hängt nach Hövekamps Einschätzung vor allem mit dem hierzulande ausgeprägten Föderalismus und Ressortdenken zusammen. Auch die starke Rolle des Datenschutzes stelle für manches e-Government-Projekt eine Hürde dar. Das Ziel, dass der Bürger online nachverfolgen könne, in welchem Stadium sich sein Vorgang befinde, liege auf alle Fälle noch in ferner Zukunft, so Hövekamp.

“Es geht ja auch noch wie früher”, meinte der parlamentarische Staatssekretär des BMBF Wolf-Michael Catenhusen während seiner Eröffnungsrede zum 2. Expertenforum im Projekt NIK am 16. Mai 2002 in Berlin. “Wie früher” ging es noch, als sein Mikrophon ausfiel. “Wie früher” geht es jedoch nicht mehr in der Informations- und Kommunikationstechnik (IKT). Die zunehmende wirtschaftliche Bedeutung der Branche macht auch hier eine verstärkte Orientierung an Umweltanforderungen nötig. Wie in vielen Brachen ist Nachhaltigkeit das Schlagwort. Eingebunden in die Strategie
Nachhaltigkeit der Bundesregierung wurde das
Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.V. (DLR) beauftragt, mit Hilfe der Roadmaptechnik Innovationspfade und Handlungsoptionen für nachhaltige Entwicklung und nachhaltiges Wirtschaften in der Informationsgesellschaft aufzuzeigen. Das Roadmapping soll erprobt und exemplarischee Roadmaps entworfen werden. Im Rahmen der Veranstaltung wurden erste Entwürfe und Umsetzungsstrategien zur Nachhaltigkeit in der IKT vorgestellt, Erfahrungen referiert und mit Experten diskutiert.

Herausforderungen des 21. Jahrhunderts

Zwei zentrale Herausforderungen des 21. Jahrhunderts lauten “Informationsgesellschaft” und “Nachhaltige Entwicklung”. Es gilt, beide Komplexe zu verknüpfen und innovative Möglichkeiten in der IKT zu finden und grundlegende ökologische Herausforderungen und soziale Ungleichgewichte so zu integrieren, dass die Chancen einer zukunftsfähigen Entwicklungsperspektive für alle Staaten und Menschen weltweit und dauerhaft gewahrt und verbessert werden. Die Roadmapping-Technik soll dabei das Mittel zum Zweck sein. Mit ihrer Hilfe können Leitplanken für eine zukunftsfähige, d.h. auf ökonomische, ökologische und soziale Belange abgestimmte Entwicklung, Fertigung und Nutzung der Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK-Technologie) erarbeitet werden. Das Roadmapping gilt als international modernste Methode in Entscheidungs- und Strategiefindungsprozessen. Daher gilt ihre Anwendung in diesem Prozess als reizvoll und spannend. Eine Aufgabe des
NIK-Projektes ist dementsprechend, die Anwendbarkeit, Effektivität und Praktikabilität von Roadmapping zu untersuchen.

Der Schwerpunkt der 1. Expertenkonferenz im Projekt NIK im November 2001 lag im Dialog mit Akteuren aus Politik und Wirtschaft. Das Rahmenkonzept wurde vorgestellt und allgemeine Handlungsfelder, vordringlich bewertete Handlungsfelder, Fokusthemen, Themenschwerpunkte, Fokusgruppen und Verfahrensweisen abgestimmt. In anschließend parallel arbeitenden Fokusgruppen werden ausgewählte Themenschwerpunkte und Fokusthemen präzisiert.

Öffentliche Beschaffung als Fokusthema

Eines dieser Fokusthemen ist die “Öffentliche Beschaffung”. Hier soll der öffentliche Beschaffungsprozess unter Nachhaltigkeitskriterien aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Vier Punkte stehen dabei im Mittelpunkt:

1. Die Aufnahme produktbezogener Aspekte der Nachhaltigkeit aus dem Bereich der Ökonomie, Ökologie und Soziokultur in Ausschreibungen unter Beachtung der geltenden Richtlinien. Berücksichtigung ökologischer Aspekte ist heute bereits möglich. Schwieriger ist die Formulierung sozialer Belange, da diese produktunabhängig sind und Diskriminierung anderer darstellen (Beispiel: Mindestanteil von 50% Frauen in gehobener Position). Der Bereich der Ökonomie wird bereits einbezogen, allerdings muss Wertebasis eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, anstatt einer reinen Kostenbetrachtung sein.
   
2. Der Wandel von einer Produktions- zur einer Informationsgesellschaft bedingt neue Anforderungen nach Mobilität und Erreichbarkeit. Geeignete Techniken hierfür müssen Nachhaltigkeitsgesichtspunkten entsprechen. Die so formulierten Produktanforderungen können als technische Spezifikation in Ausschreibungen einbezogen werden und Eingang in die Beschaffung finden.
   
3. Die nachhaltigere Gestaltung des Beschaffungsvorganges durch Zusammenfassung aller Kommunikationsformen.
   
4. Die Steigerung der Nachhaltigkeit der Verwendung Geräten durch veränderte Beschaffungswege. Hierzu müssen technisch unterstützte Organisationsformen herausgearbeitet werden, um eine verstärkte Wiederverwertbarkeit von Geräten zu gewährleisten.

Probleme ergeben sich durch die fehlende Definition von gewünschten sozialen Faktoren (z.B. vertragliche Verankerung des Anspruches auf Telearbeit), der mangelnden Akzeptanz alternativer Arbeitsformen, ungenügende Kenntnisse über betriebliche Auswirkungen und fehlende technische Möglichkeiten. Es ist noch unklar, mit welchen Umsetzungsstrategien herkömmliches Handeln mit neuen Anforderungen angereichert werden kann. Nachhaltige Beschaffung ist noch nicht Praxis, weshalb es positiver Beispiele und “Treiber” bedarf.

Beispiel: Energieeffiziente Steckernetzteile

Ein konkreter Roadmap-Punkt des Fokusthemas Öffentliche Beschaffung ist der Einsatz energieeffizienter Steckernetzteile. Diese weisen eine Leerlaufleitung von ca. 1-2 Watt auf, im Gegensatz zu herkömmlichen Netzteilen mit einer Leerlaufleistung von ca. 10-20 Watt. Eine Einsparung von ca. 125 GWh pro Jahr wäre so möglich (Basis 2 Mio. Beschäftigte mit jeweils 1,5 Steckernetzteilen. Im Maßnahmenplan dieses Roadmap-Punktes wurde für die kommenden Jahre folgende Etappen formuliert:

2002 Auflistung aller eingesetzten Geräte mit Steckernetzteilen

2003 Erkundung über die Verfügbarkeit energieeffizienter Steckernetzteile

2003 Musterangebote

2004 Preisverhandlungen

2004 Pilotbeschaffung

2007 Erfahrungsberichte / Auswertung

2008 Ausschließliche Beschaffung energieeffizienter Steckernetzteile

Ziele

Die Ziele des NIK-Projektes sind hoch gesteckt und die konkrete Umsetzung steht erst am Anfang. Zahlreiche Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft scheinen momentan noch hochmotiviert und engagiert zu sein. Eine regelrecht jugendliche Begeisterung und tiefe Überzeugung für das Thema Nachhaltigkeit sind zu spüren. “Nachhaltigkeit ist heute längs mehr als Umweltpolitik”, sagte beispielsweise Staatssekretär Catenhusen vom BMBF (Link Interview bei uns) in seiner Rede, und Herr Fidalgo (LG. Phillips Displays) fügte hinzu: “Nachhaltigkeit heißt anders ausgedrückt Wirtschaftlichkeit”.

Es bleibt zu hoffen, dass die Aufbruchstimmung anhält, dass Ergebnisse konkret werden, Taten folgen und, wenn ausreichend roadgemappt wurde, die politische Unterstützung bei der Umsetzung nicht fehlt. Und das Wichtigste ist, dass die Bevölkerung mitmacht – heute können erst 18 Prozent der Bürger mit dem Begriff Nachhaltigkeit etwas anfangen.

politik-digital: Ist der Bereich der Online-Beschaffung (E-Procurement) der öffentlichen Hand eine vernachlässigte Komponente des E-Government?

Dr. Krogmann: Angesichts der immensen Einsparmöglichkeiten von Steuergeldern durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen wurde bisher zu wenig in diesen Bereich investiert. Das bestätigt auch der internationale Vergleich: Deutschland landet nur auf einem der hinteren Ränge – und muss sich nun anstrengen, um den Anschluss nicht zu verpassen. Unsere öffentliche Verwaltung verfügt über ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 250 Milliarden Euro. 20 % dieses Volumens betreffen die sogenannten C-Güter (Verbrauchsartikel wie Büromaterial, Werkzeuge oder EDV-Ausstattung); allein hier rechnen Fachleute mit einem Einsparpotential von 10 % bis 30 %.

politik-digital: Sind die Anstrengungen der Regierung zur Förderung von E-Procurement ausreichend oder was müsste noch gemacht werden?

Dr. Krogmann: Das eVergabe-Projektes der Bundesregierung ist grundsätzlich zu begrüßen. Wünschenswert wäre jedoch ein früherer Projektstart gewesen. Auch hätten durch eine engere Kooperation verschiedener eVergabe-Projekte die vorhandenen Ressourcen besser genutzt werden können: Beispielsweise sammelten neben dem eVergabe-Projekt des Bundes auch die ausgezeichneten Städte des MEDIA@Komm-Wettbewerbs erste Erfahrungen mit eProcurement. In den nächsten Wochen und Monaten muss der Bund nun überprüfen, ob die entwickelte IT-Lösung den gewünschten reibungslosen one-stop-Vorgang leistet und wo noch Optimierungspotential liegt. Da nach den Plänen der Bundesregierung die Beschaffungssoftware des Beschaffungsamtes auch anderen Bundesbehörden und den nachgeordneten Behörden kostengünstig zur Verfügung gestellt werden soll, muss die Software zudem so einfach und nachvollziehbar wie möglich gestaltet sein. Vor allem Kommunen dürfen nicht mit komplizierten technischen Lösungen überfordert und allein gelassen werden – man kann nicht erwarten, dass in einer kleinen niedersächsischen Behörde die gleichen IT-Experten sitzen wie im Beschaffungsamt des BMI.

politik-digital: Besteht die Gefahr, dass Pilotprojekte des Bundes zu einer Wettbewerbsverzerrung führen und innovativen Wettbewerb um überlegene Lösungen einschränkt?

Dr. Krogmann: Diese Gefahr ist durchaus vorhanden. Aus meiner Sicht war es ordnungspolitisch eine höchst fragwürdige Entscheidung, dass das Beschaffungsamt des BMI für das Pilotprojekt eVergabe des Bundes ein Unternehmen mit der Entwicklung einer neuen Beschaffungssoftware beauftragte: Zum Zeitpunkt der Ausschreibung existierte auf dem Markt bereits eine Software, die VOL-konform in mehreren Pilotprojekten erfolgreich lief.

politik-digital: Welche Auswirkungen hat die Umstellung der öffentlichen Hand auf E-Procurement auf die Wirtschaft, insbesondere für KMU?

Dr. Krogmann: Vor allem die großen Konzerne verschlanken ihre Beschaffungsprozesse zunehmend durch E-Procurement-Lösungen und sind somit für die Zusammenarbeit mit den “Online-Behörden” gerüstet. Bei den Mittelständlern sieht es im Moment noch etwas anders aus: Viele bewerten die Umstellung auf eProcurement als noch nicht erforderlich. Notwendige Investitionen in Hard- und Software werden nicht getätigt und die Einrichtung elektronischer Kataloge in die Zukunft verschoben. Daher müssen kleine und mittelständischen Unternehmen über die Chancen des E-Procurement dringend aufgeklärt werden. Geschieht dieses nicht, wird es nach Meinung von Experten in wenigen Jahren zu einer “Marktbereinigung” kommen: Der Kuchen ist dann unter den Großen aufgeteilt, kleine und mittelständische Unternehmen werden sich kaum noch auf dem Markt behaupten können.

politik-digital: Werden in Zukunft weitere Ausgründungen/Outsourcing von marktfähigen Leistungsangeboten auf allen Verwaltungsebenen zu beobachten sein und wäre das sinnvoll?

Dr. Krogmann: Warum nicht? Bei den knappen öffentlicher Ressourcen ist durchaus zu überlegen, ob ein Outsourcing von Verwaltungs-Dienstleistungen für den Steuerzahler nicht günstiger ist. Wichtig ist, dass die Leistung mit der gleichen Qualität geliefert wird.

politik-digital: E-Procurement steigert die Transparenz. Ist es auch ein Instrument zur Korruptionsbekämpfung bzw. illegitime Absprachen?

Dr. Krogmann: Auf jeden Fall! Beim E-Procurement können alle Verfahrens- und Entscheidungsschritte zurückverfolgt werden – allein das Wissen um diese Transparenz hat eine abschreckende Wirkung für potentielle Täter. Nicht nachvollziehbare Entscheidungen fallen auf: Entschließt sich beispielsweise die öffentliche Hand bei einer Ausschreibung für den drittbesten Bewerber, muss dies begründet werden. Dennoch ist E-Procurement kein Allheilmittel gegen Korruption – aber ein großer Schritt in die richtige Richtung.

politik-digital: Ist E-Procurement auch ein Instrument zur Vermeidung von überteuerten Beschaffungsmaßnahmen?

Dr. Krogmann: Diese Frage ist mit einem klaren ja zu beantworten – und zwar vor allem aufgrund von zwei Gründen. Der erste Grund sind die hohen Prozesskosten, die ein “normaler” Beschaffungsvorgang kostet: Ohne E-Procurement beginnt die Beschaffungskette beim Durchschauen von Papierkatalogen, der gewünschte Artikel wird ausgesucht, die Artikelanzahl und die Bestellnummer in ein Formulare eingetragen, anschließend muss ein Vorgesetzter – oder vielleicht auch mehrere – den Vorgang genehmigen. Die Bestellung wird entweder per Post oder Fax an einen oder mehrere Anbieter geschickt. Beim Eintreffen der Ware muss überprüft werden, ob der richtige Artikel in der richtigen Mengenzahl geliefert wurde, wieder wird die Unterschrift eines Vorgesetzten benötigt: dieses Mal für die Freigabe der geprüften Rechnung. Dieser ganze langatmige Vorgang verdeutlicht, wie viel Arbeitszeit einfache Bestellvorgänge sowohl in Behörden als auch in Unternehmen kosten. Zum Zweiten können neben den Prozess- die Beschaffungskosten erheblich reduziert werden: Durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen lässt sich einfach feststellen, wie viel von einem Artikel im Jahr bestellt wird und wie viele Anbieter das selbe Produkt zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Durch eine solche Bestandsaufnahme zeigt sich schnell, welche Artikel günstig sind und wo Mengenrabatte verschenkt werden.

politik-digital: Trotz begrüßenswerter Gesetzesreformen wird die digitale Signatur noch nicht in breiter Anwendung genutzt. Welche Bedingungen für die Nutzung müssen ihrer Meinung nach geändert werden, damit im Bereich E-Procurement der wichtige Baustein der digitalen Signatur stärker Anwendung findet?

Dr. Krogmann: Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Signatur liegen vor – was fehlt, ist ihre Akzeptanz. Aus meiner Sicht muss daher die Bundesregierung die flächendeckende und breite Einführung der digitalen Signatur fördern – nicht nur für den Bereich E-Procurement. Kontraproduktiv sind dabei die Entstehung verschiedener, inkompatibeler Signaturverfahren – dieses führt eher zur Verwirrung und behindert eine weitere Verbreitung.

politik-digital: Vielen Dank für die Antworten!

politik-digital: Ist der Bereich der Online-Beschaffung der öffentlichen Hand eine vernachlässigte Komponente des E-Government? Wenn ja warum?

Prof. Priddat: Ja. Weil er nicht allein die Verwaltung, sondern die Schnittstelle Verwaltung/Markt betrifft: eine brisante Stelle. Es geht um erhebliche Ausgabereduktionen bei effizienter Beschaffung: weltweit gibt es Erfahrungen von 10 – 30 Prozent Einsparungen.

politik-digital: Sind die Anstrengungen der Regierung zur Förderung von E-Procurement ausreichend oder was müsste noch gemacht werden?

Prof. Priddat: So wichtig die Anstrengungen der Regierung sind, so sehr müßten sie noch verstärkt werden: Beispielsweise müßten klare Aufhebungen kartellrechtlicher Restriktionen eingeführt werden, um z.B. Einkaufsgemeinschaften in den Ländern und länderübergreifend zu gestatten. Wenn es um Effizienz geht, dürfen die förderativen Strukturen keine künstlichen Barrieren bilden. Nicht regionale, sondern wirtschaftliche Standards könnten gefördert werden, so daß sich z.B. Kommunen aus allen Ländern, die beispielsweise Feuerwehrautos kaufen wollen, zu einer virtuellen Nachfragekommune zusammenschließen. So wären völlig neue Verhandlungen mit den potentiellen Anbietern möglich, die zu erheblichen Preisnachlässen führen werden.

politik-digital: Besteht die Gefahr, dass vielfältige Pilotprojekte des Bundes zu einer Wettbewerbsverzerrung führen und innovativen Wettbewerb um überlegene Lösungen einschränkt? Besonders für kleinere- und mittlere Unternehmen (KMU)?

Prof. Priddat: Vielfalt ist eine Wettbewerbsvoraussetzung. Wieso Verzerrung? Es ist lediglich darauf zu achten, daß die Konkurrenzarenen groß sind: eben europäisch, wie es sowieso vorgeschrieben ist bei höherwertigen Ausschreibungen. Es geht gegen den überall in der staatlichen Beschaffung gepflegten Lokalpatriotismus. Die KMU haben nicht automatisch Nachteile, wenn neue Mitbewerber jetzt erst überhaupt ins Spiel kommen. Es wäre ja gelogen, zu behaupten, daß gegenwärtig im lokalen Bereich wettbewerbsgerechte Zugänge bestehen. Es gibt Bevorzugungen von bestimmten KMU, aber auch Benachteiligungen für andere KMU. Der durch E-Procurement eingeführte Wettbewerb sortiert das alles neu. Vor allem stellt sich mir die Frage, warum sollte man KMU unterstützten, die sowieso nicht wettbewerbsfähig sind? Denn dann würde man ja eigentlich subventionieren. Aber ist die Beschaffung ein Instrument der Subventionspolitik? Natürlich nicht.

politik-digital: Werden in Zukunft weitere Ausgründungen/Outsourcing von marktfähigen Leistungsangeboten auf allen Verwaltungsebenen zu beobachten sein und wäre das sinnvoll?

Prof. Priddat: Wahrscheinlich. Ob es sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Qualitätsgewährleistungen Ausgründungen für die Bereitstellung öffentlicher Güter bieten. Auch kommt es erstens darauf an, welche Verträge geschlossen sind, zweitens, welche Supervisionsmacht der Staat/die Kommune hat und drittens, mit welchen Sanktionsmitteln. Der Staat bzw. die Kommunen können sich den hohen Verwaltungsgrad nicht mehr leisten; sie müssen outsourcen und Leistungen von außen ankaufen. Die Personalkosten und Pensionen laufen sonst davon und blockieren die Haushalte.

politik-digital: Sie schreiben, E-Government bekomme eine “ökonomische Dimension”. Was verstehen sie darunter?

Prof. Priddat: Ganz einfach: Verwaltungsmaßnahmen werden ökonomisch und nach Kosten/Nutzen-Unterschieden bewertet. E-Government ist nicht nur ein neues Verwaltungsdesign, sondern ein ökonomisches Verwaltungsdesign. Es wird eine Zwischenstufe zum “political management”, das öffentliche Aufgaben nach optimaler Leistungsdurchführung evaluiert.

politik-digital: E-Procurement steigere die Transparenz. Ist es auch ein Instrument zur Korruptionsbekämpfung bzw. zur Aufdeckung illegitimer Absprachen? Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) sieht da keinen Zusammenhang.

Prof. Priddat: Das BMWi muß natürlich vorsichtig sein, um keine Pauschalunterstellungen zu produzieren und um die Einführung von E-Government zu motivieren. Dennoch haben wir natürlich Korruptionsanmutungen auch in der deutschen Verwaltung, mit zum Teil erheblicher Energie und Dimension. Wenn die Politik, wie beim CDU Spendenskandal und beim SPD Spendenskandal in Nordrhein-Westfalen aktuell, es vormacht, sinken die Schamgrenzen auch der Verwaltung. Geben wir uns keinen Illusionen hin: In einer Gesellschaft, in der Steuerhinterziehung allgemeingültig ist, sind kleine Geschenke, die die Freundschaft erhalten, kein Tabu mehr. E-Procurement ist ein Instrument antikorruptionaler Art, weil es Transparenz erzeugt und legitimieren lassen muß, warum welche Geschäfte gemacht werden. Die Geschäftsabschlüsse würden öffentlich abgebildet, idealerweise auf der Homepage der Kommunen, am besten noch im Angebotsvergleich mit Offenlegung aller Angebotsdaten der entsprechenden Firmen. Um so schwieriger wäre es für die Beschaffer, korruptive Geschäfte durchzuziehen. Die demokratische Öffentlichkeit hat natürlich ein Recht, zu beobachten, wie die Verwaltung, die ja in ihrem Auftrag arbeitet, mit den Steuergeldern umgeht. Wer sich hier gegenstellt, muß sich fragen lassen, warum er in einer Demokratie nicht mit offenen Karten spielen will. Die Demokratie ist dort, wo sie öffentliche Güter erstellt, eine große AG, an der die Bürger als Anteilseigner (shareholders) beteiligt sind. Sie wollen natürlich wissen, wofür ihre Steuern ausgegeben werden, und mit welchem Effizienzgrad. Die Verwaltung ist die Verwaltung der Bürger, also auskunftspflichtig und sanktionierbar, wenn sie Fehler macht. E-Government erhöht den Durchblick.

politik-digital: Ist E-Procurement auch ein Instrument zur Vermeidung von überteuerten Beschaffungsmaßnahmen?

Prof. Priddat: Ja. Wenn man alle Angebote ins Internet stellt, zeigt sich, welche Differenzen ins Spiel kommen. Jede teuere Lösung muß politisch von der Verwaltung gerechtfertigt werden. Es gibt ja manchmal tatsächlich Gründe dafür. Aber es geht darum, das zu erklären, und sich zu verteidigen, wenn man teuere Lösungen bevorzugt. Anbieter sollten auch begründen, warum sie so teuer sind, welches Preis/Leistungsverhältnis sie anbieten, welche Qualitäten und Gewährleistungen. Jeder Supermarkt zeichnet seine Preise aus; das wird jetzt im Internet für jedes Beschaffungsobjekt ebenso getan. Denn es soll ausgeschlossen werden, daß teuere Lösungen Korruptionskosten enthalten. Die Beschaffer stehen fortan im Licht der Öffentlichkeit, die sie nicht scheuen brauchen, wenn sie redlich arbeiten. Jeder, der sich nicht beobachten lassen will, muß sich fragen lassen, warum. Die Beschaffer realisieren immer Gemeinwohl. Sie müssen zeigen, daß sie für die Bürger das Optimum herausholen.

politik-digital: Deutschland wird für seine geringe grenzüberschreitende Ausschreibungspraxis kritisiert? Wird dieser Aspekt ausreichend berücksichtigt im Projekt E-Vergabe?

Prof. Priddat: Nein. Natürlich müßten wir europäische Ausschreibungen veranlassen, bleiben aber in einer Art von nationaler Schutzzone, weil wir meinen, unsere Wirtschaft bevorzugen zu müssen. Die Subventionen, die wir faktisch wegen der wettbewerbsfremden höheren Preise erreichen, etwa aus Gründen der Arbeitsplatzerhaltung, zahlen aber nicht die beamteten Beschaffer, sondern die Bürger. Jede Klüngelwirtschaft ist teuerer als eine Marktwirtschaft. Beschaffung, die nicht nach Marktregeln läuft, erzeugt volkswirtschaftliche Kosten. Und warum sollen nationale/lokale Unternehmen bevorzugt werden, wenn sie teuerer sind als andere? Wieder läuft es oft darauf hin hinaus, ineffiziente Unternehmen staatlich/kommunal zu subventionieren. Das ist aber nicht der Beschaffungsauftrag. Beschaffung ist keine Form von Wirtschaftspolitik, sondern effizienter Einkauf. Die Verwaltung ist von unserer Verfassung nicht beauftragt, Politik zu machen.

politik-digital: Wird der Aspekt der Nachhaltigkeit (soziale, ökologische, ökonomische) öffentlicher Beschaffungsmassnahmen ausreichend berücksichtigt?

Prof. Priddat: Vorsicht. Was heißt das? Hier werden viele schöne Begriffe aufgefahren, die nicht den Kern der Aufgabe treffen: Reduktion der Staatskosten, potentielle Minderung der Steuerlast. E-Procurement ist nicht nur eine geänderte Verwaltungsaufgabe, sondern eine eminent politische Aufgabe, deren Ziel es sein muss, die Staatsquote mit senken zu helfen. Ökologische Aspekte sollen natürlich immer mitgedacht werden. Vorsicht aber bei der Einführung der Warnlampe “soziale Aspekte”, die in Deutschland oft blockierende Wirkung hat. Es ist bereits sozial, wenn der Staat seine Verwaltung anweisen kann, weniger Kosten zu erzeugen, weil er dann Mittel hat, die er für andere Aufgaben einsetzen kann.

politik-digital: Wie ist ihre Meinung zu umgekehrten Online-Auktionen (reverse auctions)? Darf die öffentliche Beschaffung solche Auktionen durchführen bzw teilnehmen?

Prof. Priddat: Rechtlich sind sie nicht zugelassen und zudem umstritten. Ökonomisch sind sie natürlich effizient. Wahrscheinlich muß man Kompromißformen finden, die aber über die jetzige Praxis hinausgehen. Wenn die us-amerikanischen und eurpäischen Erfahrungen zeigen, daß man durchschnittlich die Preisnachlässe, Rabatte etc. bekommen kann, die in der Wirtschaft im B2B üblich sind, wäre das eine erhebliche Entlastung öffentlicher Haushalte, die sich die Politik gar nicht nehmen lassen darf. E-Government und besonders E-Procurement steht im Interesse der Politik, nicht von vorn herein der Verwaltung selbst, die ihre Eigenheiten immer behalten und gegen die Politik verteidigen will. Aber wir haben solch erhebliche Kostenprobleme, daß wir gar keine andere Wahl haben, als E-Procurement einzuführen.

politik-digital: Was wünschen sie sich von der Bundesregierung, um das Thema E-Procurement weiter zu fördern?

Prof. Priddat: Mehr Information, mehr Marketing, und eine intelligente Lösung für das Problem, wie Kommunen, die kurz vorm finianziellen Aus stehen, die relativ teuren E-Governmemt-Lösungen für sich finanziert bekommen. Vielleicht eine private/public-Partnerschaft mit einer großen Bank. Ein Großteil des Erfolges der Bundesregierung wird davon abhängen, wie man finanzschwache Kommunen in ihren E-Government-Investitionen beispringt.

politik-digital: Vielen Dank für die Antworten!

Als einer der deutschen Pioniere im E-Government setzt der Freistaat Bayern mit dem landesweiten Behördenportal “Virtueller Marktplatz Bayern” (VMB) einen Schritt auf dem Weg zum Dienstleistungsstaat. Denn elektronische Plattform erspart den Bürgern zwischen Alpenrand und Main mittlerweile viel Zeit und Lauferei.

Unter der einheitlichen Internetadresse
www.baynet.de bekommen die Bewohner des Freistaats – thematisch gegliedert – Hilfe in zahlreichen Situationen, von behördlichen Dienstleistungen über allgemeine Informationen bis hin zu kommerziellen Angeboten in der jeweiligen Region. Erklärtes Ziel des Projekts: Bürger, Behörden, Käufer, Verkäufer und Dienstleistungsunternehmen auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen und Behörden und Unternehmen mit technologischen Lösungen zu unterstützen, um Dienstleistungs-, Einkaufs- und Verkaufsprozesse mit Hilfe des Internet einfacher und schneller zu gestalten. Zudem soll die Nutzung des Internet durch die Bürger, die Wirtschaft und die öffentliche Verwaltung gezielt stimuliert werden und damit den Nutzen der neuen Technik für die Marktteilnehmer zu potenzieren. Betrieben wird diese Plattform von der VMB – Virtueller Marktplatz Bayern GmbH mit Sitz in Hallbergmoos, die vom Münchener IT-Dienstleister Siemens Business Services und der Walldorfer SAP AG zu diesem Zweck gegründet wurde.

Mit der Eröffnung des VMB hat Bayern auf dem Weg vom Verwaltungs- hin zum Dienstleistungsstaat einen wichtigen Schritt getan. Und zwar keineswegs zu früh: Denn laut Untersuchungen des US-Marktforschungsinstituts Forrester Research wird die Wandlung der staatlichen Aufgaben innerhalb der kommenden sechs Jahre rasant fortschreiten. Im Rahmen dieser Umstellung werden sich die Behörden zu Serviceorganisationen wandeln, die dem Bürger rund um die Uhr Leistungen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die Sachbearbeiter durch den Einsatz neuer Technologien von Routineaufgaben entlastet und bei den einzelnen Ämtern Kosten eingespart werden. Auch die Entwicklung einer positiven Eigendynamik und die fachliche Erweiterung, Beschleunigung und zeitliche Verkürzung von Prozessen und Arbeitsvorgängen sind Bestandteil dieses Wandels. Übergreifend wird diese neue Dimension in der Dienstleistung der öffentlichen Verwaltung im internationalen Sprachgebrauch als “one-stop-government” bezeichnet. So soll der Virtuelle Marktplatz Bayern nicht nur zur Verbesserung des Bürgerservice im Freistaat beitragen, sondern auch die verwaltungsinternen Abläufe beschleunigen. Zum Beispiel im Beschaffungsbereich. Mit einer integrierten E-Procurement-Lösung wollen die Verantwortlichen erhebliche Kosten einsparen.

In Bayern ist das Thema E-Procurement längst keine Neuheit mehr. Bereits 1998 wurde im Freistaat der erste Pilotversuch zur Online-Beschaffung von Toner für die Kopiergeräte der Landesbehörden gestartet, im Februar 2000 kam ein zweites Projekt im Bereich Papierbeschaffung für das Innen-, Finanz- und Landwirtschaftsministerium sowie für die Polizei und die Staatskanzlei hinzu. Mit der VOL/A-konformen Internet-Lösung für einen EU-Teilnahmewettbewerb mit nachfolgender beschränkter Ausschreibung konnte nach Angaben der Verantwortlichen durch die Bündelung der Einkaufsprozesse alleine bei den Einkaufskosten Einsparungen von 26 Prozent realisiert werden. Die Prozess- und Transaktionskosten wurden um rund 80 Prozent gesenkt.

Das immense Potenzial für das E-Procurement im Bereich der öffentlichen Verwaltungen ist jedoch durch die rechtlichen Besonderheiten in diesem Segment schwieriger zu realisieren. Denn im so genannten Adminstration-to-Business-Bereich (A2B) müssen anders als beim Business-to-Business (B2B) bei der öffentlichen Ausschreibung beispielsweise das Vergaberecht beachtet und im Internet entsprechend umgesetzt werden.

In Bayern soll die elektronische Beschaffung für die öffentliche Verwaltung künftig integraler Bestandteil der umfassenden VMB-Plattform werden. Der Freistaat will in Zukunft erhebliche Anteile der Beschaffung von nicht ausschreibungsrelevanten Materialien und Dienstleistungen über den VMB abwickeln. Dabei geht es allerdings nicht nur um den Einkauf eines Bürostuhls oder eines Wörterbuches, sondern die geplante Lösung erlaubt es künftig auch, komplexe Abläufe wie den Ausschreibungs- und Bieteprozess End-to-End-integriert mit einer Back-End-Lösung zu betreiben. Den notwendigen Investitionen in Hard- und Software durch die einzelne Verwaltung stehen längerfristig wesentlich geringere Prozesskosten gegenüber, wodurch ein relativ schneller Return of Investment möglich ist.

Neben den bayrischen Behörden soll auch der Mittelstand des Bundeslandes über den VMB einen günstigen und einfachen Zugang zu B2B-Lösungen und A2B-Anwendungen erhalten. Im A2B-Bereich ist auf der VMB-Plattform auch bereits eine E-Procurement-Lösung erprobt worden, die es den öffentlichen Verwaltungen ermöglicht, ihre Materialbeschaffung ins Netz zu verlagern. Dazu wurde zunächst die Beschaffung von Standardprodukten – das heißt vor allem von Bürobedarf, Toner und technischen Ausstattungsgegenständen – per elektronischem Katalog in einem sechsmonatigen Pilotprojekt erprobt, das im Januar 2002 beendet wurde. Zu den ersten Pilotanwendern gehörten unter anderem die bayerische Staatskanzlei, das Finanzministerium, die Bezirksfinanzdirektion München und das Landratsamt Pfaffenhofen. Diese Pilotphase war vor allen Dingen auch deshalb notwendig, um zu zeigen, an welchen Stellen noch Verbesserungen notwendig sind.

Es hat sich gezeigt, welche vielfältigen Vorteile E-Procurement-Lösungen für Beschaffer und Lieferanten haben. So konnten auf Seiten der öffentlichen Verwaltungen nicht nur die Bestellkosten gesenkt, sondern auch die bessere Vergleichbarkeit von Produktinformationen erreicht werden.

Aber nicht nur die Verwaltung, auch die Lieferanten profitieren unmittelbar von der Beschaffung über das World Wide Web: Die Rationalisierung der Prozesse, eine Senkung der Vertriebskosten und die Präsenz auf dem Virtuellen Marktplatz Bayern als Anlaufpunkt auch für andere potenzielle Kunden sind nur einige der positiven Aspekte. Vor diesem Hintergrund ist es denn auch nicht verwunderlich, dass man beim VMB schon weitergehende Pläne schmiedet. So soll demnächst zusätzlich gemeinsam mit dem Freistaat ein elektronisches Vergabeportal initiiert werden und längerfristig ist auch ein ganzheitlicher Beschaffungsprozess auf Grundlage der webbasierten Lösung “SAP Business-to-Business Procurement” (BBP) geplant, die sich in vorhandene SAP R/3-Systeme einbinden lässt.

Der Freistaat Bayern verspricht sich von der Internet-Plattform aber auch konkrete Einsparungen bei der eigenen Beschaffung. So sollen durch E-Procurement von Verbrauchsgütern die Einkaufs- und Prozesskosten um mindestens zehn Prozent abnehmen. Richtig schlank wird die öffentliche Verwaltung aber erst werden, wenn auch die elektronische Unterschrift flächendeckend etabliert ist. Seit Anfang letzten Jahres vereinfacht das Signaturgesetz das Unterschreiben ohne Tinte. Künftig wird es deshalb auch im VMB eine digitale Signatur geben, die der eigenhändigen Unterschrift entspricht. Technisch möglich macht dies ein mit dem PC verbundenes Kartenlesegerät. Um rechtsgültig zu unterschreiben, muss der Bürger dann nicht mehr den Stift zücken, sondern seine Chipkarte in das Lesegerät einlegen und die geheime PIN eintippen. Wenn die Karte zugleich die Bezahlung besorgt, werden sich auch kostenpflichtige Behördenakte bequem am heimischen Bildschirm abwickeln lassen. Denkbar ist eine Belastung per Kreditkarte oder GeldKarte, die mit einem Guthaben versehen ist.

Nachhaltiges Optimierungspotenzial bietet der Einsatz moderner Technologien Bund, Ländern und Kommunen. Doch ist der Schritt ins Internet nicht nur sinnvoll, um den Bürgern auf der Datenautobahn ein Stück entgegenzukommen oder Beamte in ihrer Tätigkeit zu entlasten. Ein wichtiges Argument für den Einsatz von Internet-Technologien sind angesichts reduzierter Haushaltsmittel die Einsparmöglichkeiten im Rahmen des Beschaffungswesens.

Für mehr als 254 Milliarden Euro – rund 13 Prozent des Bruttoinlandprodukts – beschafft der Staat zur Zeit nach Angaben des
Bundesverbandes der Deutschen Industrie Sach- und Dienstleistungen für seine Ämter und Behörden. Untersuchungen gehen davon aus, dass durch die Abwicklung dieses Prozesses über das World Wide Web die Verwaltungskosten um 25 bis 75 Prozent und die Einkaufspreise um durchschnittlich zehn bis 30 Prozent gesenkt werden könnten. Das so genannte E-Procurement könnte darüber hinaus die Beschaffung insgesamt erheblich beschleunigen. Bundesweit würden so 15 bis 30 Milliarden Euro an Steuergeldern gespart.

Sollen mit E-Government alle Ressourcen ausgeschöpft werden, so kommen die Behörden an E-Procurement nicht vorbei. Doch stehen die Verwaltungen nach einer Studie der
Universität Witten-Herdecke, die den Entwicklungsstand des kommunalen Beschaffungswesens im Internet analysiert hat, hier noch ganz am Anfang: Demnach haben vier von fünf Einkäufern in den Behörden keine Erfahrung mit Ausschreibungen über das Internet. Lediglich bei neun Prozent der Befragten steht das Thema oben auf der Agenda. Und dies, obwohl ein Fünftel bis ein Viertel der Befragten sich hiervon geringere Verwaltungskosten, kürzere Beschaffungszeiten und niedrigere Einkaufspreise erwarten. Andere Nationen in Europa sind da weiter: Die englische Verwaltung beispielsweise erledigt 90 Prozent aller Beschaffungen via Internet.

Allerdings hält die Umstellung auf elektronische Beschaffung für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland einige Stolpersteine bereit. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft muss sich die öffentliche Hand bei der Beschaffung ihres Bedarfs weitgehend nach spezifischen gesetzlichen Vorschriften, wie der Vergabeordnung, sowie weiteren nationalen beziehungsweise europaweiten gesetzlichen Regelungen richten. Immerhin hat die Politik diese Entwicklungen nicht verschlafen: So enthält die seit Februar aktuelle Form der Vergabeverordnung für öffentliche Aufträge die wichtige Neuerung, dass Angebote auch elektronisch abgegeben werden können. Und ab dem 17. Januar 2002 müssen EU-weit bei der Vergabe öffentlicher Aufträge auch elektronische Angebote akzeptiert werden. Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern hat dazu bereits die technischen Voraussetzungen geschaffen und ist seit Anfang Mai dieses Jahres in der Lage, elektronische Ausschreibung und Vergabe über das Internet abzuwickeln.

Weitere Hürden auf dem Weg zum elektronischen Beschaffungsprozess sind komplexe Genehmigungswege und Organisationsstrukturen, die zwar einerseits dazu beitragen, Korruption zu vermeiden, andererseits aber auch den Prozessablauf behindern. Zusätzlich ist die softwaretechnische Unterstützung der Einkaufsaktivitäten meist mangelhaft. Die Nutzung geeigneter Technologien sowie eine gewisse Dezentralisierung der Beschaffungsprozesse könnten hier einen wesentlichen Beitrag zu Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung leisten.

Eine ganzheitliche Lösung, die den öffentlichen Einkauf durchgehend elektronisch durchführt und schematisiert, ist nur ein Bestandteil einer medienbruchfreien Prozessabwicklung. Ein automatisierter Verwaltungsablauf beinhaltet darüber hinaus auf der Basis der gesetzlichen Grundlagen vereinfachte Arbeitsabläufe. Um die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation optimal und konsequent ausschöpfen zu können, sollten alle Teilnehmer eingebunden werden. Mittlerweile sind verschiedene elektronische Einkaufssysteme und Tools verfügbar, wobei diese Anwendungslösungen vorwiegend auf der Seite der einkaufenden Verwaltung implementiert wurden. Folgende Aspekte werden dabei besonders berücksichtigt:

• Einbindung der Mitarbeiter in den öffentlichen Beschaffungsprozess
• schnellere Abwicklung des eigentlichen Beschaffungsprozesses
• unmittelbarer Zugriff auf Produktinformationen durch die Integration der Lieferanten-Kataloge
• Einbindung von Produktinformationen in die Leistungsbeschreibung zur einfacheren Erstellung der Verdingungsunterlage
• Umsetzung von rechtssicheren Vergabeverfahren mit sicherem Datentransfer
• effiziente Abwicklung von Rahmenvertragsabrufen, Warenlieferungen, Rechnungen und Zahlungen
• Integration von verwaltungsinternen Genehmigungsverfahren
• Realisierung neuer Geschäftsszenarien
• flexible Implementierungsszenarien und Integration in bestehende Legacy-Systeme
• eine Lösung, die in der Verwaltung wachsen kann

Doch haben die bisher gesammelten Erfahrungen gezeigt, dass sich die Einführung oder besser die Vermarktung dieser elektronischen Vergabe- und Beschaffungslösungen in der öffentlichen Verwaltung schwierig gestaltet. Die Gründe dafür sind vielschichtig und liegen einerseits an den technischen sowie organisatorischen Gegebenheiten. Andererseits mangelte es teilweise an dem Bewusstsein, die öffentliche Beschaffung ganzheitlich zu betrachten. Hier hat sich aber mittlerweile viel getan und die öffentlichen Verwaltungen befassen sich mehr und mehr mit diesem Thema. Beispielhaft ist wieder das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren zu nennen, welches künftig den gesamten Vergabeprozess der Behörde – vom Anmelden des Bedarfs bis zur Auslieferung – bündeln und elektronisch abwickeln wird. Mit dem Projekt “Öffentlicher Eink@uf Online” und dem Leitprojekt ”
e-Vergabe” hat das Amt ein ganzheitliches Verfahren für den Online-Einkauf entwickelt, welches aus den Elementen Kommunikation zwischen Bedarfsträger und Beschaffungsamt, elektronisches Vergabe-Modul, e-Vergabe-Plattform und virtueller Marktplatz besteht.

Nicht nur beim Thema E-Government, auch beim so genannten E-Procurement – also der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für Ämter und Behörden über das Internet – hinkt die Bundesrepublik der allgemeinen Entwicklung hinterher. Denn, dass deutsche Behörden in Sachen Internet-Beschaffung enormen Nachholbedarf haben, hat die Unternehmensberatung
accenture ermittelt (
politik-digital berichtete). Danach belegt Deutschland in Sachen Internet-Kompetenz unter 22 Nationen nur den 15. Platz hinter Spanien, Irland und Portugal, während Norwegen in Europa führend ist. Während die online Beschaffung in anderen europäischen Ländern bereits gang und gäbe ist, wird in deutschen Amtsstuben meist noch mit Brief, Fax und Telefon gearbeitet. Zudem werden die Beschaffungsprozesse in der Regel nicht gebündelt, so dass jede Dienststelle für sich selber sorgen muss. Teure und langwierige Prozessketten sind die Folge. Dabei bietet die elektronische Beschaffung – gerade in Anbetracht der angespannten Haushaltslage vieler Städte und Gemeinden – ein enormes Potenzial. Doch Änderung ist in Sicht.

Nach Schätzungen der im Bundesinnenministerium ins Leben gerufenen “Stabsstelle Moderner Staat – Moderne Verwaltung” könnten deutsche Ämter und Behörden allein bis zu 15 Milliarden Euro einsparen, wenn es gelänge, nur die Hälfte der Beschaffungsvorgänge elektronisch abzuwickeln. Doch “das immense Potenzial für E-Procurement wird immer noch durch die rechtlichen Besonderheiten in diesem Segment behindert”, so Wolfgang Röcher vom Global Portfolio Management Government bei
Siemens Business Services in München. Denn bei der öffentlichen Auftragsvergabe im so genannten Business-to-Government (B2G) muss – anders als im Business-to-Business-Bereich (B2B) – beispielsweise das Vergaberecht beachtet und im Internet entsprechend umgesetzt werden. Und auch die kameralistische Buchführung (das besondere, in Verwaltungsbetrieben gebräuchliche System der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bei einem festen Etat) oder die Zuteilung des Budgets, das jeweils am Jahresende ausgeschöpft sein muss, sind Faktoren, aufgrund derer das Thema E-Procurement in den Verwaltungen im Vergleich zur Wirtschaft wesentlich differenzierter zu betrachten ist.

Zunehmend erkennen sowohl die öffentliche Hand, als auch die Wirtschaft, die Vorteile der elektronischen Beschaffung und entsprechende Lösungen haben Hochkonjunktur. So könnten die Lieferanten unter anderem durch die aktive Einbindung von Bedarfsträgern in den Beschaffungsprozess, die einfache Integration in standardisierte Schnittstellen oder reduzierte Medienbrüche profitieren. Auf Behördenseite seien gleichzeitig durch Bündelungseffekte innerhalb der Verwaltungen Kostenreduzierungen und eine automatisierte Budgetprüfung möglich.

Dass derartige Lösungen durchaus zu einem erheblichen Zeitgewinn bei der Abwicklung eines Beschaffungsverfahrens führen können, ist sogar in der EU-Richtlinie zur digitalen Vergabe und dem elektronischen Geschäftsverkehr nachzulesen: “Aufgrund der elektronischen Übermittlung kann die derzeit geltende 12-Tages-Frist für die Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen und für die Veröffentlichung im Amtsblatt verkürzt werden”, so der Gesetzestext. Und auch die Politik hat die Zeichen der Zeit erkannt und schafft zunehmend bessere Voraussetzungen für den Einkauf im World Wide Web. “Vor allem seit der Bundesrat im Frühjahr 2001 die digitale Signatur mit der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt hat, steht der Öffentliche Dienst unter enormen Zugzwang”, verdeutlicht Franz Lisson, Leiter der Geschäftseinheit Public Services bei Siemens Business Services Deutschland in Nürnberg. Denn das “Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen und zur Änderung weiterer Vorschriften”, das am 22. Mai 2001 in Kraft trat und den europaweiten Einsatz elektronischer Signaturen zulässt, regelt die notwendige Sicherheitsinfrastruktur für die elektronische Unterschrift, die der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt wird.

Mussten bisher wichtige Geschäftspapiere, rechtswirksame Verträge und amtliche Dokumente aufwändig via Post oder Boten überbracht werden, können nun auch die sensibelsten Daten und sogar Dokumente, die aus juristischen Gründen einer rechtsgültigen Unterschrift bedürfen, mit modernen elektronischen Systemen übertragen und archiviert werden, sobald die Umsetzung in die entsprechenden Gesetze vollzogen ist. So kann in Zukunft nicht nur ein Falschparker per E-Mail Einspruch gegen ein Bußgeldverfahren einlegen, sondern auch ein rechtsgültiger Vertrag über die Lieferung von Druckerpapier oder eines neuen Bürostuhls elektronisch abgewickelt werden.

Zwar werden Lösungen zum E-Procurement in Deutschland noch längst nicht flächendeckend eingesetzt, doch verschiedene Pilotprojekte zeigen, welchen Stellenwert die elektronische Beschaffung in Zukunft haben könnte. Im
Freistaat Bayern wurde bereits 1998 der erste Pilotversuch zur Online-Beschaffung von Toner für die Kopiergeräte der Landesbehörden gestartet, im Februar 2000 kam ein zweites Projekt im Bereich Papierbeschaffung für das Innen-, Finanz- und Landwirtschaftsministerium sowie die Polizei und die Staatskanzlei hinzu. Auch das Leitprojekt
e-Vergabe des Bundes fördert diese Entwicklung.

Noch einen Schritt weiter gehen die Pläne des IMAGINE-Konsortiums (Integrated Multimedia Applications Generating Innovative Networks in European Digital Towns). Dieses wird von den Städten Casale Monferrato in Italien, Pathenay in Frankreich, den deutschen Kommunen Torgau und Weinstadt, kleinen und mittelständischen lokalen Unternehmen sowie von Siemens, Microsoft, Finsiel und France Telecom wirtschaftlich getragen, von mehreren Universitäten wissenschaftliche begleitet und von der Europäischen Kommission gefördert. Sein Ziel ist die Entwicklung der “digitalen Stadt”, also der flächendeckenden Integration von Telematik-Anwendungen und Telematik-Diensten in größter Breite in den städtischen Alltag. Neben Angeboten für Telelearning, Telemedizin und Freizeitgestaltung spielt auch das E-Procurement eine große Rolle. In Verbindung mit einem elektronischen Marktplatz oder einer Börse, wo die Firmen ihre Waren und Dienstleistungen anbieten oder versteigern und ihre Ausschreibungen öffentlich machen, ist dann das globale Dorf wirklich nur noch einen Mausklick entfernt – auch für die öffentliche Verwaltung in Deutschland.

“Die Gefahr von Korruption wird weder gesenkt noch gesteigert dadurch, ob öffentliche Beschaffung online oder auf traditionellem Wege erfolgt”, so

Frank Bonaldo von der Pressestelle des Bundeswirtschaftsministeriums.Gegensätzlicher Meinung ist jedoch Dr. Michael Wiehen, Rechtsanwalt in München und Vorstandsmitglied von Transparency International Deutschland, ein auch in Deutschland bekanntes NGO, das sich weltweit gegen Korruption und für eine transparente Verwaltung engagiert. Das Internet spielt dabei für Transparency International eine sehr bedeutende Rolle. Laut Micheal Wiehen sei das Internet die vielleicht stärkste “Waffe” im Kampf für mehr Transparenz überhaupt.

In Mexiko, Chile, Kolumbien oder Südkorea werde E-Procurement bereits erfolgreich als Mittel zur Korruptionsbekämpfung eingesetzt.

So wickelt die Stadt Seoul ihr gesamtes Beschaffungswesen über das Internet ab. Jedermann hat freien Zugang zu den entsprechenden elektronischen Marktplätzen und alle Interaktionen zwischen der öffentlichen Verwaltung und Privatfirmen werden über das Netz erledigt und dokumentiert. Für Michael Wiehen liegt der Zusammenhag zwischen einem transparenten Beschaffungswesen und Korruptionsbekämpfung auf der Hand: “Wenn jedermann auf Echtzeitbasis im Internet nachschauen kann, welche Angebote zu welchem Zeitpunkt von welcher Behörde ins Internet gestellt werden und man ebenfalls sehen kann, wer die Mitbewerber sind, ist die Möglichkeit das Verfahren zu manipulieren, sehr gering. Korruption kann somit sehr effektiv unterbunden werden.”

Neben dem verstärkten Einsatz von E-Procurement durch die öffentliche Verwaltung wünscht sich Transparency International auch die rasche Verabschiedung des Informationsfreiheitsgesetzes durch die Bundesregierung. “Informationsfreiheit und elektronische Beschaffung stehen in unmittelbaren Zusammenhang und sind Teil einer modernen Verwaltung”, betont Michael Wiehen.

Doch während das Akteneinsichtsrecht noch auf sich warten lässt, laufen zumindest die ersten Pilotprojekte des Bundes zur elektronischen Beschaffung. Vorreiter ist in diesem Fall das Projekt
e-Vergabe.

Die Privatwirtschaft ist in Sachen E-Procurement schon viel weiter. Laut einer im
Handelsblatt genannten Studie ist die Effizienz der Beschaffung der entscheidende Schlüssel für jede Strategie zur Kostensenkung und eine notwendige Vorbereitung auf den kommenden Aufschwung, so die Meinung von mehr als 70 Prozent der dort Befragten. 56 Prozent der in Deutschland befragten “chief financial officer” (CFOs) gehen davon aus, dass Unternehmen mit einer nachhaltigen Beschaffungsstrategie eine bessere Ausgangsposition für den kommenden wirtschaftlichen Aufschwung haben.

So schmückten sich zunehmend Unternehmen mit einem eigenen Informationsportal zum Thema elektronische Beschaffung. Erklärtes Ziel bei Siemens etwa ist es, binnen drei Jahren die Hälfte des weltweiten Einkaufsvolumens von ca. 35 Milliarden Euro pro Jahr elektronisch über den gemeinsamen Marktplatz ”
Click for suppliers” abzuwickeln.

Auch für Siemens steht der Transparenzgedanke neben der Kosten- und Zeitersparnis im Vordergrund: “Prozessketten werden kompatibel, kürzere Informationszyklen steigern die Markttransparenz, Plattformen bündeln Bedarfe über Grenzen und Zeitzonen hinweg, einheitliche Standards schaffen die Voraussetzung für globales Handeln, gemeinsam genutzte Systeme verwischen die Grenzen zwischen den Handelspartnern”, steht in den Leitlinien der Firma Siemens zur elektronischen Beschaffung. Und weiter heißt es dort: “Wer auf hochdynamischen Zukunftsmärkten bestehen will, muss heute dafür die Voraussetzungen schaffen: Eine vernetzte, elektronisch unterstützte Organisation, in deren Mittelpunkt die Beziehung zu ihren Kunden und Lieferanten steht.”

Dieses Motto sollte sich laut Transparency International auch der Bund zu eigen machen. Transparente Kundenbeziehungen seien schließlich ein äußerst wirksames Mittel gegen Korruption und Steuergelderverschwendung. Dieser Meinung ist auch der Bund der Steuerzahler: “Die schädlichen Folgen der Korruption werden in letzter Konsequenz von der Allgemeinheit getragen, bluten müssen also die Steuerzahler”, lautet das treffende Zitat von Karl Heinz Däke, dem Präsidenten des Steuerzahlerbundes.

Auch für Professor Birger Pridatt, von der Universität Witten-Herdecke, ist “E-Procurement ein Instrument antikorruptionaler Art, weil es Transparenz erzeugt und legitimieren lassen muß, warum welche Geschäfte gemacht werden”, wie er im Interview gegenüber politik-digital erläuterte. Link Für Professor Priddat hat die demokratische Öffentlichkeit natürlich ein Recht zu beobachten, wie die Verwaltung, die ja in ihrem Auftrag arbeite, mit den Steuergeldern umgehe: “Wer sich hier gegenstellt, muß sich fragen lassen, warum er in einer Demokratie nicht mit offenen Karten spielen will”.

Damit es nicht soweit kommt, dürfen auch wir uns mal ein Beispiel an Südkorea oder Mexiko nehmen und sollten von den dort gemachten positiven Erfahrungen mit elektronischer Beschaffung profitieren.