politik-digital: Ist der Bereich der Online-Beschaffung (E-Procurement) der öffentlichen Hand eine vernachlässigte Komponente des E-Government?

Dr. Krogmann: Angesichts der immensen Einsparmöglichkeiten von Steuergeldern durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen wurde bisher zu wenig in diesen Bereich investiert. Das bestätigt auch der internationale Vergleich: Deutschland landet nur auf einem der hinteren Ränge – und muss sich nun anstrengen, um den Anschluss nicht zu verpassen. Unsere öffentliche Verwaltung verfügt über ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 250 Milliarden Euro. 20 % dieses Volumens betreffen die sogenannten C-Güter (Verbrauchsartikel wie Büromaterial, Werkzeuge oder EDV-Ausstattung); allein hier rechnen Fachleute mit einem Einsparpotential von 10 % bis 30 %.

politik-digital: Sind die Anstrengungen der Regierung zur Förderung von E-Procurement ausreichend oder was müsste noch gemacht werden?

Dr. Krogmann: Das eVergabe-Projektes der Bundesregierung ist grundsätzlich zu begrüßen. Wünschenswert wäre jedoch ein früherer Projektstart gewesen. Auch hätten durch eine engere Kooperation verschiedener eVergabe-Projekte die vorhandenen Ressourcen besser genutzt werden können: Beispielsweise sammelten neben dem eVergabe-Projekt des Bundes auch die ausgezeichneten Städte des MEDIA@Komm-Wettbewerbs erste Erfahrungen mit eProcurement. In den nächsten Wochen und Monaten muss der Bund nun überprüfen, ob die entwickelte IT-Lösung den gewünschten reibungslosen one-stop-Vorgang leistet und wo noch Optimierungspotential liegt. Da nach den Plänen der Bundesregierung die Beschaffungssoftware des Beschaffungsamtes auch anderen Bundesbehörden und den nachgeordneten Behörden kostengünstig zur Verfügung gestellt werden soll, muss die Software zudem so einfach und nachvollziehbar wie möglich gestaltet sein. Vor allem Kommunen dürfen nicht mit komplizierten technischen Lösungen überfordert und allein gelassen werden – man kann nicht erwarten, dass in einer kleinen niedersächsischen Behörde die gleichen IT-Experten sitzen wie im Beschaffungsamt des BMI.

politik-digital: Besteht die Gefahr, dass Pilotprojekte des Bundes zu einer Wettbewerbsverzerrung führen und innovativen Wettbewerb um überlegene Lösungen einschränkt?

Dr. Krogmann: Diese Gefahr ist durchaus vorhanden. Aus meiner Sicht war es ordnungspolitisch eine höchst fragwürdige Entscheidung, dass das Beschaffungsamt des BMI für das Pilotprojekt eVergabe des Bundes ein Unternehmen mit der Entwicklung einer neuen Beschaffungssoftware beauftragte: Zum Zeitpunkt der Ausschreibung existierte auf dem Markt bereits eine Software, die VOL-konform in mehreren Pilotprojekten erfolgreich lief.

politik-digital: Welche Auswirkungen hat die Umstellung der öffentlichen Hand auf E-Procurement auf die Wirtschaft, insbesondere für KMU?

Dr. Krogmann: Vor allem die großen Konzerne verschlanken ihre Beschaffungsprozesse zunehmend durch E-Procurement-Lösungen und sind somit für die Zusammenarbeit mit den “Online-Behörden” gerüstet. Bei den Mittelständlern sieht es im Moment noch etwas anders aus: Viele bewerten die Umstellung auf eProcurement als noch nicht erforderlich. Notwendige Investitionen in Hard- und Software werden nicht getätigt und die Einrichtung elektronischer Kataloge in die Zukunft verschoben. Daher müssen kleine und mittelständischen Unternehmen über die Chancen des E-Procurement dringend aufgeklärt werden. Geschieht dieses nicht, wird es nach Meinung von Experten in wenigen Jahren zu einer “Marktbereinigung” kommen: Der Kuchen ist dann unter den Großen aufgeteilt, kleine und mittelständische Unternehmen werden sich kaum noch auf dem Markt behaupten können.

politik-digital: Werden in Zukunft weitere Ausgründungen/Outsourcing von marktfähigen Leistungsangeboten auf allen Verwaltungsebenen zu beobachten sein und wäre das sinnvoll?

Dr. Krogmann: Warum nicht? Bei den knappen öffentlicher Ressourcen ist durchaus zu überlegen, ob ein Outsourcing von Verwaltungs-Dienstleistungen für den Steuerzahler nicht günstiger ist. Wichtig ist, dass die Leistung mit der gleichen Qualität geliefert wird.

politik-digital: E-Procurement steigert die Transparenz. Ist es auch ein Instrument zur Korruptionsbekämpfung bzw. illegitime Absprachen?

Dr. Krogmann: Auf jeden Fall! Beim E-Procurement können alle Verfahrens- und Entscheidungsschritte zurückverfolgt werden – allein das Wissen um diese Transparenz hat eine abschreckende Wirkung für potentielle Täter. Nicht nachvollziehbare Entscheidungen fallen auf: Entschließt sich beispielsweise die öffentliche Hand bei einer Ausschreibung für den drittbesten Bewerber, muss dies begründet werden. Dennoch ist E-Procurement kein Allheilmittel gegen Korruption – aber ein großer Schritt in die richtige Richtung.

politik-digital: Ist E-Procurement auch ein Instrument zur Vermeidung von überteuerten Beschaffungsmaßnahmen?

Dr. Krogmann: Diese Frage ist mit einem klaren ja zu beantworten – und zwar vor allem aufgrund von zwei Gründen. Der erste Grund sind die hohen Prozesskosten, die ein “normaler” Beschaffungsvorgang kostet: Ohne E-Procurement beginnt die Beschaffungskette beim Durchschauen von Papierkatalogen, der gewünschte Artikel wird ausgesucht, die Artikelanzahl und die Bestellnummer in ein Formulare eingetragen, anschließend muss ein Vorgesetzter – oder vielleicht auch mehrere – den Vorgang genehmigen. Die Bestellung wird entweder per Post oder Fax an einen oder mehrere Anbieter geschickt. Beim Eintreffen der Ware muss überprüft werden, ob der richtige Artikel in der richtigen Mengenzahl geliefert wurde, wieder wird die Unterschrift eines Vorgesetzten benötigt: dieses Mal für die Freigabe der geprüften Rechnung. Dieser ganze langatmige Vorgang verdeutlicht, wie viel Arbeitszeit einfache Bestellvorgänge sowohl in Behörden als auch in Unternehmen kosten. Zum Zweiten können neben den Prozess- die Beschaffungskosten erheblich reduziert werden: Durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen lässt sich einfach feststellen, wie viel von einem Artikel im Jahr bestellt wird und wie viele Anbieter das selbe Produkt zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Durch eine solche Bestandsaufnahme zeigt sich schnell, welche Artikel günstig sind und wo Mengenrabatte verschenkt werden.

politik-digital: Trotz begrüßenswerter Gesetzesreformen wird die digitale Signatur noch nicht in breiter Anwendung genutzt. Welche Bedingungen für die Nutzung müssen ihrer Meinung nach geändert werden, damit im Bereich E-Procurement der wichtige Baustein der digitalen Signatur stärker Anwendung findet?

Dr. Krogmann: Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Signatur liegen vor – was fehlt, ist ihre Akzeptanz. Aus meiner Sicht muss daher die Bundesregierung die flächendeckende und breite Einführung der digitalen Signatur fördern – nicht nur für den Bereich E-Procurement. Kontraproduktiv sind dabei die Entstehung verschiedener, inkompatibeler Signaturverfahren – dieses führt eher zur Verwirrung und behindert eine weitere Verbreitung.

politik-digital: Vielen Dank für die Antworten!

Ist der Kopierer in einem der bundesdeutschen Ministerien defekt, müssen die Verwaltungsangestellten bei einem Arbeitseinsatz von drei Personen fünfundzwanzig Tage auf ein neues Gerät warten. Zu diesem Ergebnis kam die Unternehmensberatungsgesellschaft KPMG in ihrer Studie
“Internettechnologien in der Beschaffung der öffentlichen Hand” vom September 2001. Solche langwierigen und gleichzeitig kostenintensiven Beschaffungsvorgänge sollen künftig der Vergangenheit angehören.

Am vergangen Freitag haben Brigitte Zypries, Staatssekretärin im Bundesministerium des Inneren (
BMI), und Dr. Alfred Tacke, Staatssekretär im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (
BMWi), den Startschuss für die erste vollständige elektronische Beschaffung auf Bundesebene im Haus der Wirtschaft in Berlin gegeben. Knapp ein Jahr nach Beginn der technischen Umsetzung erhalten Bieter aus der Wirtschaft nun die Möglichkeit, ihre Angebote komplett und rechtsverbindlich ohne Medienbruch über das Internet abzuwickeln.

E-Vergabe ist in die Initiative
BundOnline2005 der Bundesregierung eingebunden und gehört aufgrund der großen Bedeutung für Verwaltung und Wirtschaft zu den Leitprojekten der Verwaltungsmodernisierung. Insgesamt vergeben Bund, Länder und Gemeinden Aufträge in Höhe von rund 250 Mrd. Euro pro Jahr. Das entspricht etwa einem Anteil von 13 Prozent am Bruttoinlandsprodukt. Die Vergabe von Aufträgen erfolgt grundsätzlich im Wettbewerb, wobei unterschiedliche Leistungen wie z. B. Liefer-, Dienst- und Bauleistungen – von der Stecknadel bis zur Autobahn- von über 30.000 öffentlichen Auftraggebern nachgefragt werden. Das Einsparpotential, das mit e-Vergabe erzielt werden könnte, liegt nach Schätzungen des BMWi bei ca. 10 Prozent.

“Mit dem Projekt e-Vergabe verändern wir die öffentliche Beschaffung für alle Ebenen der Verwaltung, auch in Ländern und Gemeinden. E-Vergabe ist ein weiterer wichtiger Schritt unserer eGovernment-Initiative BundOnline 2005, mit der wir mehr als 350 Dienstleistungen der Bundesverwaltung im Internet bereitstellen werden. Mit der elektronischen Beschaffung wird Verwaltungshandeln zukünftig effizienter. Dabei beachten wir die hohen rechtlichen Anforderungen, die an öffentliche Ausschreibungen gestellt werden. Ich erwarte als Resultat deutliche Ersparnisse bei Prozess- und Transaktionskosten der öffentlichen Beschaffung sowie niedrigere Einkaufspreise.”, erklärt Brigitte Zypries.

Neben Einsparungen in der Verwaltung soll die Wirtschaft angekurbelt werden. Gleichzeitig wird mehr Transparenz über öffentliche Bekanntmachungen hergestellt.

“Auch die Wirtschaft gehört zu den Gewinnern, denn”, so Dr. Alfred Tacke, “dem zwischen den Unternehmen schon üblichen E-Commerce wird ein gleichwertiger Zugang zur öffentlichen Verwaltung geboten. Neben dem Wegfall von organisatorisch bedingten Bearbeitungszeiten, sehe ich eine Verbesserung der Transparenz bei öffentlichen Ausschreibungen und in der Folge eine Erweiterung des Bieter-Spektrums und damit des Wettbewerbs. Insbesondere der Mittelstand sollte davon profitieren. Zudem werden mit dem Projekt auch qualifizierte elektronische Signaturen in Wirtschaft und Verwaltung stärker verbreitet.”

Ähnlich äußert sich Ulrich Fricke, Vorstandsvorsitzender des
Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Technologie

auf der Kongressmesse
e-procure in Nürnberg: “e-Procurement verhilft zu geringeren Prozess- und Transaktionskosten und niedrigeren Einkaufspreisen; der Weg führt über eine zentralisierte, organisierte Zulieferkette (Supply Chain), über Preisvergleiche und Ausschreibungen.”

Die e-Vergabe wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in enger Abstimmung mit den Bundesministerien des Innern und für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen mit bisher 4,5 Mio. Euro gefördert. Neben dem Beschaffungsamt des BMI wird auch das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung e-Vergabe im Pilotbetrieb testen und danach in Betrieb nehmen. Erster Pilotanwender ist das Beschaffungsamt des BMI, das 50 persönliche Organizer (PDA) elektronisch beschaffen will. Auf der
Vergabeplattform des Amtes können aktuelle Ausschreibungen eingesehen und auf elektronischem Weg innerhalb der Ausschreibungsfrist von ca. drei Monaten Angebote übermittelt werden. Voraussetzung ist eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät.

Die e-Vergabe ist ein Teil des Projekt
“Öffentlicher Eink@uf Online”, mit dem das Beschaffungsamtes ein Lösungsansatz für den öffentlichen Einkauf präsentiert. Das Leitprojekt e-Vergabe wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in enger Abstimmung mit den Bundesministerien des Innern und für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen im Rahmen seiner Technologiepolitik umgesetzt. Das Bundesministerium der Verteidigung und das Bundesministerium für Bildung und Forschung beteiligen sich mittlerweile ebenfalls. Das Bundesministerium der Finanzen und das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend nehmen als Beobachter daran teil.

Das
Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und die
Wegweiser GmbH analysieren und bündeln die verschiedenen Erfahrungen während der Pilotphase, stellen die Übertragbarkeit der Ergebnisse sicher und leistet eine kohärente Verbreitung der Ergebnisse.

Im Gegensatz zu Beschaffungsvorgängen in der Wirtschaft unterliegen öffentliche Aufträge besonderen Anforderungen, die sich in umfangreichen Vergaberichtlinien und einem hohen Sicherheitsbedarf niederschlagen. Mit der Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Vergabeverordnung, Signatur- und Formvorschriftenanpassungsgesetz) hat die Bundesregierung im vergangenem Jahr die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen. Die Realisierung von e-Vergabe ist durch Einbindung der digitalen Signatur und hohen verschlüsselungstechnischen Anforderungen eine technologische Herausforderung.

Die elektronische Beschaffung wird nach drei unterschiedlichen Vergaberegeln getestet, die Detailvorschriften der Vergabe von Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträgen enthalten: Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF), Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und Verdingsungsordnung für Bauleistungen. Die VOB lässt im Unterschied zu VOL und VOF derzeit noch keine ausschließliche elektronische Angebotsangabe zu.

Im Herbst diesen Jahres soll zum ersten Mal eine VOB-Ausschreibung gestartet werden. Das BMWi geht davon aus, dass die Phase der Feldversuche bis Anfang nächsten Jahres abgeschlossen sein werden. Dies hängt allerdings nicht zuletzt davon ab, welche

Erfahrungen die Feldversuche bringen und welche Nacharbeiten erforderlich

sind.

Das Pilotprojekt e-Vergabe des Bundes soll den Ländern und Kommunen als Vorbild dienen.

Der Bund bietet den beiden Verwaltungsebenen Businesspläne an, damit diese von den Erfahrungen des Piloten profitieren können. Dabei soll eine Plattform für alle kommunalen Organe geschaffen werden, die den Kommunen , Gemeinden und Ländern offen steht.

Diese theoretischen Anleitungen und Hilfestellungen von Seiten des Bundes sind jedoch nur dann erfolgreich, wenn ihnen staatliche Zuschüsse folgen, wie Professor Birger Priddat von der Universität Witten-Herdecke in einem Interview mit politik.digital zu Verstehen gibt. Seiner Meinung nach sollten förderativen Strukturen aber nicht zu künstlichen Barrieren werden. Bei bestimmten Gütern, wie zum Beispiel bei Feuerwehrautos, könnten sich die Kommunen aus den Ländern zu virtuellen Nachfragekommunen zusammenschließen, um höhere Preisvorteile bei den Anbietern zu erreichen.