Visionär ging es bei den Rednern im großen Saal und auch bei dem späteren Workshop zum Thema „Open Data – und was nun?“ zu. Bei Thibaut Kleiner von der europäischen Kommission war mehrfach die Rede von Berlin als der „Internethauptstadt Europas“ und deren urbanem Esprit, der am besten mit „love is in the air“ umschrieben werden könne. Björn Böhning (SPD), Chef der Senatskanzlei, betonte, dass der Bundeshauptstadt hinsichtlich der Offenlegung von Verwaltungsdaten eine Vorreiterrolle zukäme. Trotz der im Saal spürbaren optimistischen Grundstimmung, war doch jedem Anwesenden klar: Ein Mentalitätswandel ist immer auch ein hartes Stück Arbeit. Insbesondere, wenn er wie Open Data einerseits technische Neuerungen (Internet-applications) betrifft und andererseits mit einer landesspezifischen Tradition (Deutschland und sein spezielles Verhältnis zum Datenschutz) bricht.

Es geht letztlich um nicht weniger, als um frei zugängliche Daten im Internet, die dem Bürger zu mehr Lebensqualität verhelfen sollen. Sei es eine Denkmalliste der Stadt Berlin, ein Verzeichnis ihrer Wanderwege oder eine Darstellung aller Pflanzenarten in einzelnen Bezirken. Dort, wo kommerzielle Interessen herrschen ( z.B. bei Verlagen, die solche Daten in Buchform publizieren), soll sich mittelfristig -im Sinne von Transparenz und Vergemeinschaftung von Information- der Open Data-Ansatz etablieren. Auch wenn dies ein lohnendes Ziel sein mag, gab Böhning gleichfalls zu bedenken: „Open Data ist ein dickes Brett, das man bohren muss.“ Und auch der Internetaktivist Jens Best mahnte im späteren Workshop, dass man nicht zu ungeduldig sein dürfe, da der Umgang mit offenen Daten in Deutschland jahrzehntelang nicht praktiziert worden sei und es immer seine Zeit brauche, den deutschen Skeptiker von Neuerungen zu überzeugen.

Im Workshop mit dem Titel „Open Data – und was nun?“, in dem neben Jens Best auch Anke Domscheit-Berg u.a. Impulsreferate zu möglichen Open Data-Zukunftskonzepten hielten, wurde das doch recht abstrakte Thema konkreter thematisiert und fassbarer gemacht. Während der anschließenden und insgesamt viel zu langen Vorstellungsrunde aller 40 Teilnehmer gab es zahlreiche praxisnahe Beispiele und Zukunftskonzepte zum Thema „Open Data“ zu hören. Insbesondere Jens Best verwies darauf, dass „openstreetmap.com“, ein Open Source-Tool und nichtkommerzielle Alternative zu „googlemaps“, einst zur Schaffung von Infrastruktur konzipiert wurde – vor allem in Slums, die bis dato nicht kartografiert waren. Auch berichtete er den Anwesenden, dass der Südsudan, das jüngste Mitglied der Staatengemeinschaft, seit seiner Gründung in der Verwaltung mit „Open Data“arbeite. Freilich ist das als Experiment einzuordnen, doch das trifft letztlich allerorts auf die Open Data-Agenda zu.

Interessant war in jedem Fall die bunte Mischung von Leuten unterschiedlichster Hintergründe, die im Workshop zusammenkamen. Von interessierten, aber noch ahnungslosen Privatpersonen über Verwaltungsvertreter, Journalisten, Selbständige, Politiker bis hin zu prominenten Köpfen der Netzgemeinde war alles vertreten. Die entscheidende Frage – derer sich nach eigenem Bekunden auch die Initiatoren bewusst sind – wird sein, wie man die Open Data-Idee aus dem geschlossenen Kreis der Vordenker, Netzköpfe und interessierten Laien in die breite Öffentlichkeit tragen kann. Auch beim angestrebten gesamtgesellschaftlichen Wandel geht es am Ende des Tages immer um die zentrale Frage: Wo holt man den gewöhnlichen Bürger ab?

Die Arbeit an dieser Fragestellung verspricht weiterhin spannende Jahre. Aber Rom wurde eben auch nicht an einem Tag erbaut.

Neelie Kroes, Vizepräsidentin der Europäischen Kommission und zuständig für die Digitale Agenda, hat am Montag eine EU-Strategie für offene Daten vorgestellt. Durch die Veröffentlichung europäischer Verwaltungsdaten soll jährlich ein Wirtschaftswachstum von 40 Milliarden Euro geschaffen werden.

Laut Pressemitteilung der Europäischen Kommission sitzen die öffentlichen Verwaltungen auf einer „Goldmine“, die ein bisher unerschlossenes wirtschaftliches Potential berge. Die kostenlose Veröffentlichung der großen Menge an Informationen aus zahlreichen Behörden und Dienststellen soll dieses Potential nun aktivieren und zur Förderung einer dynamischen Branche beitragen, die Rohdaten in Material verwandelt, das Hunderte Millionen Nutzer dringend benötigen. Zur Berechnungsgrundlage für das prognostizierte Milliardenwachstum wurde jedoch keine Aussage gemacht.

Die Entwicklung von Smartphone-Apps für Landkarten, Echtzeit-Verkehrs- und Wetterinformationen, Preisvergleichen und eine Vielzahl anderer Anwendungen werde mit diesem Schritt gefördert. Mit diesen Maßnahmen positioniere sich die EU als weltweiter Akteur auf dem Gebiet der Weiterverwendung von Informationen des öffentlichen Sektors, was neben dem schnellen und ultraschnellen Internetzugang eine Schlüsselvoraussetzungen für die Schaffung eines digitalen Binnenmarkts sei. Die europäischen Verwaltungen forderte Neelie Kroes auf: „Geben Sie Ihre Daten jetzt frei. Nutzen Sie diesen Rahmen, um zu den intelligenten Vorreitern aufzuschließen, die bereits von den Vorteilen offener Daten profitieren“.

Die Strategie zur EU-weiten Datenerschließung besteht aus drei Teilen: Erstens sollen die Datenbestände der EU-Kommission über ein neues Datenportal zur Verfügung gestellt werden. Zweitens will die Kommission überall in der EU gleiche Wettbewerbsbedingungen für offene Daten schaffen. Um den Umgang mit den vorhandenen Daten zu verbessern, wird drittens beabsichtigt, 100 Millionen Euro für neue Maßnahmen zur Verfügung zu stellen, die zwischen 2011 und 2013 in die Erforschung besserer Technologien fließen sollen. Grundsätzlich ist geplant, dass alle Dokumente, die von öffentlichen Stellen zugänglich gemacht werden, zu beliebigen – gewerblichen wie nicht-gewerblichen – Zwecken weiterverwendet werden können, soweit sie nicht durch Urheberrechte Dritter geschützt sind.

Bis auf eindeutig begründete Ausnahmen dürfen die Verwaltungen keine Gebühren für die Daten verlangen. „Für diese Informationen haben die Steuerzahler ohnehin schon bezahlt. Nun sollten wir sie wenigstens all jenen zurückgeben, die sie auf neue Art verwenden wollen, um den Menschen zu helfen und um Arbeitsplätze und Wachstum zu schaffen“, so Kroes. Um die effektive Weiterverarbeitung der Daten gewährleisten zu können, sollen die betreffenden Stellen dazu verpflichtet werden, die Daten in üblichen, maschinenlesbaren Formaten bereitzustellen. Zur Kontrolle der Umsetzung der neuen Richtlinien ist die Gründung einer eigenen Aufsichtsbehörde geplant.

Neben öffentlichen Verwaltungen sind erstmals auch Museen, Bibliotheken und Archive von der Neuregelung der seit 2003 bestehenden Datenvorschriften betroffen. Das Portal, über das die EU-Kommission ihre eigenen Daten bereitstellen will, befinde sich zurzeit noch in der nicht veröffentlichten „Betaversion“ und soll im Frühjahr 2012 eröffnet werden.

Hintergrund der Strategie für offene Daten in Europa sind u.a. mehrere im Auftrag der EU-Kommission durchgeführte Studien. Demnach bereitet das Auffinden und Weiterverwenden von Informationen des öffentlichen Sektors den Unternehmen und Bürgern noch immer Schwierigkeiten. Damit gebe es bei offenen Daten in Europa einen erheblichen Entwicklungsrückstand. Insbesondere auf dem Gebiet der geografischen Daten gaben fast 80 Prozent der Befragten an, dass sie Informationen im Besitz öffentlicher Stellen nicht voll für sich nutzen könnten. Gründe dafür seien hohe Gebühren, undurchsichtige Weiterverwendungsvorschriften und -praktiken, mangelnde Transparenz sowie exklusive Lizenzvereinbarungen, die den Wettbewerb untergraben würden.

Entweder oder

Seit 2005 darf jede Magistratsabteilung im Zuge einer „sanften Migration“ selbst wählen, ob sie Wienux statt Windows, OpenOffice statt MS-Office und Firefox statt Internet Explorer nutzen darf – „allerdings gibt es von der Stadt weder offensive Signale noch finanzielle Unterstützung zum Wechsel.“, so die Grüne Stadträtin Marie Ringler in einem Artikel. Open Source Software werden Programme gennant, die von einer Entwicklergemeinschaft entwickelt und deren Quellcode frei verfügbar und veränderbar ist.

Durch die sanfte Umstellung auf nicht-proprietäre Software seien bisher etwa 1000 Rechner, 750 davon in der Kindergartenverwaltung, auf Wienux umgestiegen. OpenOffice habe es auf fast 50 Prozent aller Rechner geschafft, so Ringler.
Doch durch grünes Licht für die Microsoft-Lizenzen, die auch in der Kindergartenverwaltung zum Einsatz kommen sollen, stehe das Projekt „Wienux“ somit auf Messers Schneide.

Herstellerabhängigkeit vermeiden

Ingrid Kammerer vom Rechenzentrum der Wiener Stadtverwaltung (MA 14) verwies nach Anfrage darauf, dass „durch Streuung der Aufträge auf mehrere Hersteller“ die „Abhängigkeit von einer Hard- oder Softwarelinie“ vermieden wird. „Auch in Zukunft wird die Stadt Wien die Strategie verfolgen, immer mehrere EDV-Welten parallel zu betreiben, um die Herstellerunabhängigkeit sicher zu stellen

Weitere konkrete Schritte sind nach der Veröffentlichung der zweiten Studie „Open-Source-Software am Arbeitsplatz im Magistrat Wien“ im Sommer 2008 zu erwarten.

In Bund, Ländern und Gemeinden das gleiche Bild: Ein Haushaltsloch jagt das nächste. Entsprechend knapp sind die Mittel für Investitionen in die elektronische Verwaltung, neudeutsch “e-Government”, geworden. Doch das Marktpotenzial ist sowohl für die Verwaltung als auch für die IT-Anbieter beeindruckend.

Auf 250 Milliarden Euro beziffert Ute Vogt, Staatssekretärin im Bundesinnenministerium, das jährliche Beschaffungsvolumen von Bund, Länder und Gemeinden. Experten gehen dabei von einem Rationalisierungspotenzial von fünf bis zehn Prozent der Verwaltungskosten durch e-Government-Lösungen aus. Kein Wunder daher, dass die Branche inzwischen ihr Hauptaugenmerk auf den staatlichen Beschaffungsbereich gerichtet hat.

Auch andere Faktoren machen ihn attraktiv: “In der Beschaffung kann man schnell und einfach Geld sparen. Dagegen ist das Vergabewesen kompliziert. Das ist sozusagen die Kür im e-Government”, sagt Hans-Jörg Frick, Referent des Messepartners KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung). Im Trend liegen besonders in kleinen Gemeinden “interkommunale Einkaufsgemeinschaften”. Auf einer e-Government-Plattform wird dabei geklärt, welche Kommune welchen Bedarf hat und wie die Rahmenverträge zum Einkauf aussehen. Zuvor müssen sich die Gemeinden auf gemeinsame Standards einigen – und sei es die banale Festlegung, ob mit blauer oder schwarzer Tinte geschrieben wird. KGSt-Vorstand Hans-Joachim Hilbertz dazu: “e-Government initiiert Verschlankung und Effizienz in der Verwaltung. Dadurch können die Gemeinden Kosten sparen.”

Bei dem größten bundesweiten Branchenprojekt, BundOnline 2005, das alle 449 onlinefähigen Dienstleistungen der Bundesverwaltung bis Ende 2005 elektronisch verfügbar machen soll, sind inzwischen mehr als die Hälfte aller Dienstleistungen online. Doch der schwerere Teil steht noch bevor, berichtet Markus Hövekamp, Business Development Director bei CSC Ploenzke. Der IT-Berater ist mit 14 Mitarbeitern an BundOnline 2005 beteiligt. Obwohl die komplexeren Dienste noch nicht online gestellt wurden, geht CSC Ploenzke davon aus, dass der Zeitplan eingehalten wird. “Bei den Problemen, die noch gelöst werden müssen, geht es nicht nur um IT-Fragen, sondern auch um Organisationsreformen, die immer weh tun”, erklärt Hövekamp. Aus der Planung für das über die Bundesverwaltung hinausgreifende Projekt “Deutschland Online” ergeben sich weitere langfristige Anforderungen. Für die IT-Branche bleibt das Großprojekt der Bundesverwaltung überaus attraktiv. Denn der Großteil des 1,6 Milliarden Euro schweren Investitionsvolumens wird im Zeitraum 2003 bis 2004 getätigt.

Ein weiteres prominentes Projekt der Online-Verwaltung ging kürzlich ans Netz: der “virtuelle Arbeitsmarkt”, den Accenture für die Bundesanstalt für Arbeit projektiert hat. Darin werden erstmals auch Angebote der privaten Jobbörsen gelistet. Auch ein Matching zwischen angebotenen und nachgefragten Qualifikationen ist dann möglich. Accenture-Partner Holger Bill zufolge sind aufgrund der schmalen öffentlichen Kassen kreative Finanzierungsformen für e-Government gefragt: Public-Public Partnerships, Public-Private Partnerships und Application Service Providing in Hosting und Anwendungsentwicklung.

Die Tatsache, dass nach internationalen Studien Deutschland in der elektronischen Verwaltung international nur im Mittelfeld liegt, hängt nach Hövekamps Einschätzung vor allem mit dem hierzulande ausgeprägten Föderalismus und Ressortdenken zusammen. Auch die starke Rolle des Datenschutzes stelle für manches e-Government-Projekt eine Hürde dar. Das Ziel, dass der Bürger online nachverfolgen könne, in welchem Stadium sich sein Vorgang befinde, liege auf alle Fälle noch in ferner Zukunft, so Hövekamp.

politik-digital: Ist der Bereich der Online-Beschaffung (E-Procurement) der öffentlichen Hand eine vernachlässigte Komponente des E-Government?

Dr. Krogmann: Angesichts der immensen Einsparmöglichkeiten von Steuergeldern durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen wurde bisher zu wenig in diesen Bereich investiert. Das bestätigt auch der internationale Vergleich: Deutschland landet nur auf einem der hinteren Ränge – und muss sich nun anstrengen, um den Anschluss nicht zu verpassen. Unsere öffentliche Verwaltung verfügt über ein jährliches Beschaffungsvolumen von über 250 Milliarden Euro. 20 % dieses Volumens betreffen die sogenannten C-Güter (Verbrauchsartikel wie Büromaterial, Werkzeuge oder EDV-Ausstattung); allein hier rechnen Fachleute mit einem Einsparpotential von 10 % bis 30 %.

politik-digital: Sind die Anstrengungen der Regierung zur Förderung von E-Procurement ausreichend oder was müsste noch gemacht werden?

Dr. Krogmann: Das eVergabe-Projektes der Bundesregierung ist grundsätzlich zu begrüßen. Wünschenswert wäre jedoch ein früherer Projektstart gewesen. Auch hätten durch eine engere Kooperation verschiedener eVergabe-Projekte die vorhandenen Ressourcen besser genutzt werden können: Beispielsweise sammelten neben dem eVergabe-Projekt des Bundes auch die ausgezeichneten Städte des MEDIA@Komm-Wettbewerbs erste Erfahrungen mit eProcurement. In den nächsten Wochen und Monaten muss der Bund nun überprüfen, ob die entwickelte IT-Lösung den gewünschten reibungslosen one-stop-Vorgang leistet und wo noch Optimierungspotential liegt. Da nach den Plänen der Bundesregierung die Beschaffungssoftware des Beschaffungsamtes auch anderen Bundesbehörden und den nachgeordneten Behörden kostengünstig zur Verfügung gestellt werden soll, muss die Software zudem so einfach und nachvollziehbar wie möglich gestaltet sein. Vor allem Kommunen dürfen nicht mit komplizierten technischen Lösungen überfordert und allein gelassen werden – man kann nicht erwarten, dass in einer kleinen niedersächsischen Behörde die gleichen IT-Experten sitzen wie im Beschaffungsamt des BMI.

politik-digital: Besteht die Gefahr, dass Pilotprojekte des Bundes zu einer Wettbewerbsverzerrung führen und innovativen Wettbewerb um überlegene Lösungen einschränkt?

Dr. Krogmann: Diese Gefahr ist durchaus vorhanden. Aus meiner Sicht war es ordnungspolitisch eine höchst fragwürdige Entscheidung, dass das Beschaffungsamt des BMI für das Pilotprojekt eVergabe des Bundes ein Unternehmen mit der Entwicklung einer neuen Beschaffungssoftware beauftragte: Zum Zeitpunkt der Ausschreibung existierte auf dem Markt bereits eine Software, die VOL-konform in mehreren Pilotprojekten erfolgreich lief.

politik-digital: Welche Auswirkungen hat die Umstellung der öffentlichen Hand auf E-Procurement auf die Wirtschaft, insbesondere für KMU?

Dr. Krogmann: Vor allem die großen Konzerne verschlanken ihre Beschaffungsprozesse zunehmend durch E-Procurement-Lösungen und sind somit für die Zusammenarbeit mit den “Online-Behörden” gerüstet. Bei den Mittelständlern sieht es im Moment noch etwas anders aus: Viele bewerten die Umstellung auf eProcurement als noch nicht erforderlich. Notwendige Investitionen in Hard- und Software werden nicht getätigt und die Einrichtung elektronischer Kataloge in die Zukunft verschoben. Daher müssen kleine und mittelständischen Unternehmen über die Chancen des E-Procurement dringend aufgeklärt werden. Geschieht dieses nicht, wird es nach Meinung von Experten in wenigen Jahren zu einer “Marktbereinigung” kommen: Der Kuchen ist dann unter den Großen aufgeteilt, kleine und mittelständische Unternehmen werden sich kaum noch auf dem Markt behaupten können.

politik-digital: Werden in Zukunft weitere Ausgründungen/Outsourcing von marktfähigen Leistungsangeboten auf allen Verwaltungsebenen zu beobachten sein und wäre das sinnvoll?

Dr. Krogmann: Warum nicht? Bei den knappen öffentlicher Ressourcen ist durchaus zu überlegen, ob ein Outsourcing von Verwaltungs-Dienstleistungen für den Steuerzahler nicht günstiger ist. Wichtig ist, dass die Leistung mit der gleichen Qualität geliefert wird.

politik-digital: E-Procurement steigert die Transparenz. Ist es auch ein Instrument zur Korruptionsbekämpfung bzw. illegitime Absprachen?

Dr. Krogmann: Auf jeden Fall! Beim E-Procurement können alle Verfahrens- und Entscheidungsschritte zurückverfolgt werden – allein das Wissen um diese Transparenz hat eine abschreckende Wirkung für potentielle Täter. Nicht nachvollziehbare Entscheidungen fallen auf: Entschließt sich beispielsweise die öffentliche Hand bei einer Ausschreibung für den drittbesten Bewerber, muss dies begründet werden. Dennoch ist E-Procurement kein Allheilmittel gegen Korruption – aber ein großer Schritt in die richtige Richtung.

politik-digital: Ist E-Procurement auch ein Instrument zur Vermeidung von überteuerten Beschaffungsmaßnahmen?

Dr. Krogmann: Diese Frage ist mit einem klaren ja zu beantworten – und zwar vor allem aufgrund von zwei Gründen. Der erste Grund sind die hohen Prozesskosten, die ein “normaler” Beschaffungsvorgang kostet: Ohne E-Procurement beginnt die Beschaffungskette beim Durchschauen von Papierkatalogen, der gewünschte Artikel wird ausgesucht, die Artikelanzahl und die Bestellnummer in ein Formulare eingetragen, anschließend muss ein Vorgesetzter – oder vielleicht auch mehrere – den Vorgang genehmigen. Die Bestellung wird entweder per Post oder Fax an einen oder mehrere Anbieter geschickt. Beim Eintreffen der Ware muss überprüft werden, ob der richtige Artikel in der richtigen Mengenzahl geliefert wurde, wieder wird die Unterschrift eines Vorgesetzten benötigt: dieses Mal für die Freigabe der geprüften Rechnung. Dieser ganze langatmige Vorgang verdeutlicht, wie viel Arbeitszeit einfache Bestellvorgänge sowohl in Behörden als auch in Unternehmen kosten. Zum Zweiten können neben den Prozess- die Beschaffungskosten erheblich reduziert werden: Durch den Einsatz von E-Procurement-Lösungen lässt sich einfach feststellen, wie viel von einem Artikel im Jahr bestellt wird und wie viele Anbieter das selbe Produkt zu unterschiedlichen Preisen anbieten. Durch eine solche Bestandsaufnahme zeigt sich schnell, welche Artikel günstig sind und wo Mengenrabatte verschenkt werden.

politik-digital: Trotz begrüßenswerter Gesetzesreformen wird die digitale Signatur noch nicht in breiter Anwendung genutzt. Welche Bedingungen für die Nutzung müssen ihrer Meinung nach geändert werden, damit im Bereich E-Procurement der wichtige Baustein der digitalen Signatur stärker Anwendung findet?

Dr. Krogmann: Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Signatur liegen vor – was fehlt, ist ihre Akzeptanz. Aus meiner Sicht muss daher die Bundesregierung die flächendeckende und breite Einführung der digitalen Signatur fördern – nicht nur für den Bereich E-Procurement. Kontraproduktiv sind dabei die Entstehung verschiedener, inkompatibeler Signaturverfahren – dieses führt eher zur Verwirrung und behindert eine weitere Verbreitung.

politik-digital: Vielen Dank für die Antworten!

Ist der Kopierer in einem der bundesdeutschen Ministerien defekt, müssen die Verwaltungsangestellten bei einem Arbeitseinsatz von drei Personen fünfundzwanzig Tage auf ein neues Gerät warten. Zu diesem Ergebnis kam die Unternehmensberatungsgesellschaft KPMG in ihrer Studie
“Internettechnologien in der Beschaffung der öffentlichen Hand” vom September 2001. Solche langwierigen und gleichzeitig kostenintensiven Beschaffungsvorgänge sollen künftig der Vergangenheit angehören.

Am vergangen Freitag haben Brigitte Zypries, Staatssekretärin im Bundesministerium des Inneren (
BMI), und Dr. Alfred Tacke, Staatssekretär im Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (
BMWi), den Startschuss für die erste vollständige elektronische Beschaffung auf Bundesebene im Haus der Wirtschaft in Berlin gegeben. Knapp ein Jahr nach Beginn der technischen Umsetzung erhalten Bieter aus der Wirtschaft nun die Möglichkeit, ihre Angebote komplett und rechtsverbindlich ohne Medienbruch über das Internet abzuwickeln.

E-Vergabe ist in die Initiative
BundOnline2005 der Bundesregierung eingebunden und gehört aufgrund der großen Bedeutung für Verwaltung und Wirtschaft zu den Leitprojekten der Verwaltungsmodernisierung. Insgesamt vergeben Bund, Länder und Gemeinden Aufträge in Höhe von rund 250 Mrd. Euro pro Jahr. Das entspricht etwa einem Anteil von 13 Prozent am Bruttoinlandsprodukt. Die Vergabe von Aufträgen erfolgt grundsätzlich im Wettbewerb, wobei unterschiedliche Leistungen wie z. B. Liefer-, Dienst- und Bauleistungen – von der Stecknadel bis zur Autobahn- von über 30.000 öffentlichen Auftraggebern nachgefragt werden. Das Einsparpotential, das mit e-Vergabe erzielt werden könnte, liegt nach Schätzungen des BMWi bei ca. 10 Prozent.

“Mit dem Projekt e-Vergabe verändern wir die öffentliche Beschaffung für alle Ebenen der Verwaltung, auch in Ländern und Gemeinden. E-Vergabe ist ein weiterer wichtiger Schritt unserer eGovernment-Initiative BundOnline 2005, mit der wir mehr als 350 Dienstleistungen der Bundesverwaltung im Internet bereitstellen werden. Mit der elektronischen Beschaffung wird Verwaltungshandeln zukünftig effizienter. Dabei beachten wir die hohen rechtlichen Anforderungen, die an öffentliche Ausschreibungen gestellt werden. Ich erwarte als Resultat deutliche Ersparnisse bei Prozess- und Transaktionskosten der öffentlichen Beschaffung sowie niedrigere Einkaufspreise.”, erklärt Brigitte Zypries.

Neben Einsparungen in der Verwaltung soll die Wirtschaft angekurbelt werden. Gleichzeitig wird mehr Transparenz über öffentliche Bekanntmachungen hergestellt.

“Auch die Wirtschaft gehört zu den Gewinnern, denn”, so Dr. Alfred Tacke, “dem zwischen den Unternehmen schon üblichen E-Commerce wird ein gleichwertiger Zugang zur öffentlichen Verwaltung geboten. Neben dem Wegfall von organisatorisch bedingten Bearbeitungszeiten, sehe ich eine Verbesserung der Transparenz bei öffentlichen Ausschreibungen und in der Folge eine Erweiterung des Bieter-Spektrums und damit des Wettbewerbs. Insbesondere der Mittelstand sollte davon profitieren. Zudem werden mit dem Projekt auch qualifizierte elektronische Signaturen in Wirtschaft und Verwaltung stärker verbreitet.”

Ähnlich äußert sich Ulrich Fricke, Vorstandsvorsitzender des
Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Technologie

auf der Kongressmesse
e-procure in Nürnberg: “e-Procurement verhilft zu geringeren Prozess- und Transaktionskosten und niedrigeren Einkaufspreisen; der Weg führt über eine zentralisierte, organisierte Zulieferkette (Supply Chain), über Preisvergleiche und Ausschreibungen.”

Die e-Vergabe wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in enger Abstimmung mit den Bundesministerien des Innern und für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen mit bisher 4,5 Mio. Euro gefördert. Neben dem Beschaffungsamt des BMI wird auch das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung e-Vergabe im Pilotbetrieb testen und danach in Betrieb nehmen. Erster Pilotanwender ist das Beschaffungsamt des BMI, das 50 persönliche Organizer (PDA) elektronisch beschaffen will. Auf der
Vergabeplattform des Amtes können aktuelle Ausschreibungen eingesehen und auf elektronischem Weg innerhalb der Ausschreibungsfrist von ca. drei Monaten Angebote übermittelt werden. Voraussetzung ist eine Signaturkarte und ein Kartenlesegerät.

Die e-Vergabe ist ein Teil des Projekt
“Öffentlicher Eink@uf Online”, mit dem das Beschaffungsamtes ein Lösungsansatz für den öffentlichen Einkauf präsentiert. Das Leitprojekt e-Vergabe wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie in enger Abstimmung mit den Bundesministerien des Innern und für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen im Rahmen seiner Technologiepolitik umgesetzt. Das Bundesministerium der Verteidigung und das Bundesministerium für Bildung und Forschung beteiligen sich mittlerweile ebenfalls. Das Bundesministerium der Finanzen und das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend nehmen als Beobachter daran teil.

Das
Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und die
Wegweiser GmbH analysieren und bündeln die verschiedenen Erfahrungen während der Pilotphase, stellen die Übertragbarkeit der Ergebnisse sicher und leistet eine kohärente Verbreitung der Ergebnisse.

Im Gegensatz zu Beschaffungsvorgängen in der Wirtschaft unterliegen öffentliche Aufträge besonderen Anforderungen, die sich in umfangreichen Vergaberichtlinien und einem hohen Sicherheitsbedarf niederschlagen. Mit der Änderung der rechtlichen Rahmenbedingungen (Vergabeverordnung, Signatur- und Formvorschriftenanpassungsgesetz) hat die Bundesregierung im vergangenem Jahr die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen. Die Realisierung von e-Vergabe ist durch Einbindung der digitalen Signatur und hohen verschlüsselungstechnischen Anforderungen eine technologische Herausforderung.

Die elektronische Beschaffung wird nach drei unterschiedlichen Vergaberegeln getestet, die Detailvorschriften der Vergabe von Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträgen enthalten: Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF), Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und Verdingsungsordnung für Bauleistungen. Die VOB lässt im Unterschied zu VOL und VOF derzeit noch keine ausschließliche elektronische Angebotsangabe zu.

Im Herbst diesen Jahres soll zum ersten Mal eine VOB-Ausschreibung gestartet werden. Das BMWi geht davon aus, dass die Phase der Feldversuche bis Anfang nächsten Jahres abgeschlossen sein werden. Dies hängt allerdings nicht zuletzt davon ab, welche

Erfahrungen die Feldversuche bringen und welche Nacharbeiten erforderlich

sind.

Das Pilotprojekt e-Vergabe des Bundes soll den Ländern und Kommunen als Vorbild dienen.

Der Bund bietet den beiden Verwaltungsebenen Businesspläne an, damit diese von den Erfahrungen des Piloten profitieren können. Dabei soll eine Plattform für alle kommunalen Organe geschaffen werden, die den Kommunen , Gemeinden und Ländern offen steht.

Diese theoretischen Anleitungen und Hilfestellungen von Seiten des Bundes sind jedoch nur dann erfolgreich, wenn ihnen staatliche Zuschüsse folgen, wie Professor Birger Priddat von der Universität Witten-Herdecke in einem Interview mit politik.digital zu Verstehen gibt. Seiner Meinung nach sollten förderativen Strukturen aber nicht zu künstlichen Barrieren werden. Bei bestimmten Gütern, wie zum Beispiel bei Feuerwehrautos, könnten sich die Kommunen aus den Ländern zu virtuellen Nachfragekommunen zusammenschließen, um höhere Preisvorteile bei den Anbietern zu erreichen.

politik-digital: Ist der Bereich der Online-Beschaffung der öffentlichen Hand eine vernachlässigte Komponente des E-Government? Wenn ja warum?

Prof. Priddat: Ja. Weil er nicht allein die Verwaltung, sondern die Schnittstelle Verwaltung/Markt betrifft: eine brisante Stelle. Es geht um erhebliche Ausgabereduktionen bei effizienter Beschaffung: weltweit gibt es Erfahrungen von 10 – 30 Prozent Einsparungen.

politik-digital: Sind die Anstrengungen der Regierung zur Förderung von E-Procurement ausreichend oder was müsste noch gemacht werden?

Prof. Priddat: So wichtig die Anstrengungen der Regierung sind, so sehr müßten sie noch verstärkt werden: Beispielsweise müßten klare Aufhebungen kartellrechtlicher Restriktionen eingeführt werden, um z.B. Einkaufsgemeinschaften in den Ländern und länderübergreifend zu gestatten. Wenn es um Effizienz geht, dürfen die förderativen Strukturen keine künstlichen Barrieren bilden. Nicht regionale, sondern wirtschaftliche Standards könnten gefördert werden, so daß sich z.B. Kommunen aus allen Ländern, die beispielsweise Feuerwehrautos kaufen wollen, zu einer virtuellen Nachfragekommune zusammenschließen. So wären völlig neue Verhandlungen mit den potentiellen Anbietern möglich, die zu erheblichen Preisnachlässen führen werden.

politik-digital: Besteht die Gefahr, dass vielfältige Pilotprojekte des Bundes zu einer Wettbewerbsverzerrung führen und innovativen Wettbewerb um überlegene Lösungen einschränkt? Besonders für kleinere- und mittlere Unternehmen (KMU)?

Prof. Priddat: Vielfalt ist eine Wettbewerbsvoraussetzung. Wieso Verzerrung? Es ist lediglich darauf zu achten, daß die Konkurrenzarenen groß sind: eben europäisch, wie es sowieso vorgeschrieben ist bei höherwertigen Ausschreibungen. Es geht gegen den überall in der staatlichen Beschaffung gepflegten Lokalpatriotismus. Die KMU haben nicht automatisch Nachteile, wenn neue Mitbewerber jetzt erst überhaupt ins Spiel kommen. Es wäre ja gelogen, zu behaupten, daß gegenwärtig im lokalen Bereich wettbewerbsgerechte Zugänge bestehen. Es gibt Bevorzugungen von bestimmten KMU, aber auch Benachteiligungen für andere KMU. Der durch E-Procurement eingeführte Wettbewerb sortiert das alles neu. Vor allem stellt sich mir die Frage, warum sollte man KMU unterstützten, die sowieso nicht wettbewerbsfähig sind? Denn dann würde man ja eigentlich subventionieren. Aber ist die Beschaffung ein Instrument der Subventionspolitik? Natürlich nicht.

politik-digital: Werden in Zukunft weitere Ausgründungen/Outsourcing von marktfähigen Leistungsangeboten auf allen Verwaltungsebenen zu beobachten sein und wäre das sinnvoll?

Prof. Priddat: Wahrscheinlich. Ob es sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Qualitätsgewährleistungen Ausgründungen für die Bereitstellung öffentlicher Güter bieten. Auch kommt es erstens darauf an, welche Verträge geschlossen sind, zweitens, welche Supervisionsmacht der Staat/die Kommune hat und drittens, mit welchen Sanktionsmitteln. Der Staat bzw. die Kommunen können sich den hohen Verwaltungsgrad nicht mehr leisten; sie müssen outsourcen und Leistungen von außen ankaufen. Die Personalkosten und Pensionen laufen sonst davon und blockieren die Haushalte.

politik-digital: Sie schreiben, E-Government bekomme eine “ökonomische Dimension”. Was verstehen sie darunter?

Prof. Priddat: Ganz einfach: Verwaltungsmaßnahmen werden ökonomisch und nach Kosten/Nutzen-Unterschieden bewertet. E-Government ist nicht nur ein neues Verwaltungsdesign, sondern ein ökonomisches Verwaltungsdesign. Es wird eine Zwischenstufe zum “political management”, das öffentliche Aufgaben nach optimaler Leistungsdurchführung evaluiert.

politik-digital: E-Procurement steigere die Transparenz. Ist es auch ein Instrument zur Korruptionsbekämpfung bzw. zur Aufdeckung illegitimer Absprachen? Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) sieht da keinen Zusammenhang.

Prof. Priddat: Das BMWi muß natürlich vorsichtig sein, um keine Pauschalunterstellungen zu produzieren und um die Einführung von E-Government zu motivieren. Dennoch haben wir natürlich Korruptionsanmutungen auch in der deutschen Verwaltung, mit zum Teil erheblicher Energie und Dimension. Wenn die Politik, wie beim CDU Spendenskandal und beim SPD Spendenskandal in Nordrhein-Westfalen aktuell, es vormacht, sinken die Schamgrenzen auch der Verwaltung. Geben wir uns keinen Illusionen hin: In einer Gesellschaft, in der Steuerhinterziehung allgemeingültig ist, sind kleine Geschenke, die die Freundschaft erhalten, kein Tabu mehr. E-Procurement ist ein Instrument antikorruptionaler Art, weil es Transparenz erzeugt und legitimieren lassen muß, warum welche Geschäfte gemacht werden. Die Geschäftsabschlüsse würden öffentlich abgebildet, idealerweise auf der Homepage der Kommunen, am besten noch im Angebotsvergleich mit Offenlegung aller Angebotsdaten der entsprechenden Firmen. Um so schwieriger wäre es für die Beschaffer, korruptive Geschäfte durchzuziehen. Die demokratische Öffentlichkeit hat natürlich ein Recht, zu beobachten, wie die Verwaltung, die ja in ihrem Auftrag arbeitet, mit den Steuergeldern umgeht. Wer sich hier gegenstellt, muß sich fragen lassen, warum er in einer Demokratie nicht mit offenen Karten spielen will. Die Demokratie ist dort, wo sie öffentliche Güter erstellt, eine große AG, an der die Bürger als Anteilseigner (shareholders) beteiligt sind. Sie wollen natürlich wissen, wofür ihre Steuern ausgegeben werden, und mit welchem Effizienzgrad. Die Verwaltung ist die Verwaltung der Bürger, also auskunftspflichtig und sanktionierbar, wenn sie Fehler macht. E-Government erhöht den Durchblick.

politik-digital: Ist E-Procurement auch ein Instrument zur Vermeidung von überteuerten Beschaffungsmaßnahmen?

Prof. Priddat: Ja. Wenn man alle Angebote ins Internet stellt, zeigt sich, welche Differenzen ins Spiel kommen. Jede teuere Lösung muß politisch von der Verwaltung gerechtfertigt werden. Es gibt ja manchmal tatsächlich Gründe dafür. Aber es geht darum, das zu erklären, und sich zu verteidigen, wenn man teuere Lösungen bevorzugt. Anbieter sollten auch begründen, warum sie so teuer sind, welches Preis/Leistungsverhältnis sie anbieten, welche Qualitäten und Gewährleistungen. Jeder Supermarkt zeichnet seine Preise aus; das wird jetzt im Internet für jedes Beschaffungsobjekt ebenso getan. Denn es soll ausgeschlossen werden, daß teuere Lösungen Korruptionskosten enthalten. Die Beschaffer stehen fortan im Licht der Öffentlichkeit, die sie nicht scheuen brauchen, wenn sie redlich arbeiten. Jeder, der sich nicht beobachten lassen will, muß sich fragen lassen, warum. Die Beschaffer realisieren immer Gemeinwohl. Sie müssen zeigen, daß sie für die Bürger das Optimum herausholen.

politik-digital: Deutschland wird für seine geringe grenzüberschreitende Ausschreibungspraxis kritisiert? Wird dieser Aspekt ausreichend berücksichtigt im Projekt E-Vergabe?

Prof. Priddat: Nein. Natürlich müßten wir europäische Ausschreibungen veranlassen, bleiben aber in einer Art von nationaler Schutzzone, weil wir meinen, unsere Wirtschaft bevorzugen zu müssen. Die Subventionen, die wir faktisch wegen der wettbewerbsfremden höheren Preise erreichen, etwa aus Gründen der Arbeitsplatzerhaltung, zahlen aber nicht die beamteten Beschaffer, sondern die Bürger. Jede Klüngelwirtschaft ist teuerer als eine Marktwirtschaft. Beschaffung, die nicht nach Marktregeln läuft, erzeugt volkswirtschaftliche Kosten. Und warum sollen nationale/lokale Unternehmen bevorzugt werden, wenn sie teuerer sind als andere? Wieder läuft es oft darauf hin hinaus, ineffiziente Unternehmen staatlich/kommunal zu subventionieren. Das ist aber nicht der Beschaffungsauftrag. Beschaffung ist keine Form von Wirtschaftspolitik, sondern effizienter Einkauf. Die Verwaltung ist von unserer Verfassung nicht beauftragt, Politik zu machen.

politik-digital: Wird der Aspekt der Nachhaltigkeit (soziale, ökologische, ökonomische) öffentlicher Beschaffungsmassnahmen ausreichend berücksichtigt?

Prof. Priddat: Vorsicht. Was heißt das? Hier werden viele schöne Begriffe aufgefahren, die nicht den Kern der Aufgabe treffen: Reduktion der Staatskosten, potentielle Minderung der Steuerlast. E-Procurement ist nicht nur eine geänderte Verwaltungsaufgabe, sondern eine eminent politische Aufgabe, deren Ziel es sein muss, die Staatsquote mit senken zu helfen. Ökologische Aspekte sollen natürlich immer mitgedacht werden. Vorsicht aber bei der Einführung der Warnlampe “soziale Aspekte”, die in Deutschland oft blockierende Wirkung hat. Es ist bereits sozial, wenn der Staat seine Verwaltung anweisen kann, weniger Kosten zu erzeugen, weil er dann Mittel hat, die er für andere Aufgaben einsetzen kann.

politik-digital: Wie ist ihre Meinung zu umgekehrten Online-Auktionen (reverse auctions)? Darf die öffentliche Beschaffung solche Auktionen durchführen bzw teilnehmen?

Prof. Priddat: Rechtlich sind sie nicht zugelassen und zudem umstritten. Ökonomisch sind sie natürlich effizient. Wahrscheinlich muß man Kompromißformen finden, die aber über die jetzige Praxis hinausgehen. Wenn die us-amerikanischen und eurpäischen Erfahrungen zeigen, daß man durchschnittlich die Preisnachlässe, Rabatte etc. bekommen kann, die in der Wirtschaft im B2B üblich sind, wäre das eine erhebliche Entlastung öffentlicher Haushalte, die sich die Politik gar nicht nehmen lassen darf. E-Government und besonders E-Procurement steht im Interesse der Politik, nicht von vorn herein der Verwaltung selbst, die ihre Eigenheiten immer behalten und gegen die Politik verteidigen will. Aber wir haben solch erhebliche Kostenprobleme, daß wir gar keine andere Wahl haben, als E-Procurement einzuführen.

politik-digital: Was wünschen sie sich von der Bundesregierung, um das Thema E-Procurement weiter zu fördern?

Prof. Priddat: Mehr Information, mehr Marketing, und eine intelligente Lösung für das Problem, wie Kommunen, die kurz vorm finianziellen Aus stehen, die relativ teuren E-Governmemt-Lösungen für sich finanziert bekommen. Vielleicht eine private/public-Partnerschaft mit einer großen Bank. Ein Großteil des Erfolges der Bundesregierung wird davon abhängen, wie man finanzschwache Kommunen in ihren E-Government-Investitionen beispringt.

politik-digital: Vielen Dank für die Antworten!

Als einer der deutschen Pioniere im E-Government setzt der Freistaat Bayern mit dem landesweiten Behördenportal “Virtueller Marktplatz Bayern” (VMB) einen Schritt auf dem Weg zum Dienstleistungsstaat. Denn elektronische Plattform erspart den Bürgern zwischen Alpenrand und Main mittlerweile viel Zeit und Lauferei.

Unter der einheitlichen Internetadresse
www.baynet.de bekommen die Bewohner des Freistaats – thematisch gegliedert – Hilfe in zahlreichen Situationen, von behördlichen Dienstleistungen über allgemeine Informationen bis hin zu kommerziellen Angeboten in der jeweiligen Region. Erklärtes Ziel des Projekts: Bürger, Behörden, Käufer, Verkäufer und Dienstleistungsunternehmen auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen und Behörden und Unternehmen mit technologischen Lösungen zu unterstützen, um Dienstleistungs-, Einkaufs- und Verkaufsprozesse mit Hilfe des Internet einfacher und schneller zu gestalten. Zudem soll die Nutzung des Internet durch die Bürger, die Wirtschaft und die öffentliche Verwaltung gezielt stimuliert werden und damit den Nutzen der neuen Technik für die Marktteilnehmer zu potenzieren. Betrieben wird diese Plattform von der VMB – Virtueller Marktplatz Bayern GmbH mit Sitz in Hallbergmoos, die vom Münchener IT-Dienstleister Siemens Business Services und der Walldorfer SAP AG zu diesem Zweck gegründet wurde.

Mit der Eröffnung des VMB hat Bayern auf dem Weg vom Verwaltungs- hin zum Dienstleistungsstaat einen wichtigen Schritt getan. Und zwar keineswegs zu früh: Denn laut Untersuchungen des US-Marktforschungsinstituts Forrester Research wird die Wandlung der staatlichen Aufgaben innerhalb der kommenden sechs Jahre rasant fortschreiten. Im Rahmen dieser Umstellung werden sich die Behörden zu Serviceorganisationen wandeln, die dem Bürger rund um die Uhr Leistungen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die Sachbearbeiter durch den Einsatz neuer Technologien von Routineaufgaben entlastet und bei den einzelnen Ämtern Kosten eingespart werden. Auch die Entwicklung einer positiven Eigendynamik und die fachliche Erweiterung, Beschleunigung und zeitliche Verkürzung von Prozessen und Arbeitsvorgängen sind Bestandteil dieses Wandels. Übergreifend wird diese neue Dimension in der Dienstleistung der öffentlichen Verwaltung im internationalen Sprachgebrauch als “one-stop-government” bezeichnet. So soll der Virtuelle Marktplatz Bayern nicht nur zur Verbesserung des Bürgerservice im Freistaat beitragen, sondern auch die verwaltungsinternen Abläufe beschleunigen. Zum Beispiel im Beschaffungsbereich. Mit einer integrierten E-Procurement-Lösung wollen die Verantwortlichen erhebliche Kosten einsparen.

In Bayern ist das Thema E-Procurement längst keine Neuheit mehr. Bereits 1998 wurde im Freistaat der erste Pilotversuch zur Online-Beschaffung von Toner für die Kopiergeräte der Landesbehörden gestartet, im Februar 2000 kam ein zweites Projekt im Bereich Papierbeschaffung für das Innen-, Finanz- und Landwirtschaftsministerium sowie für die Polizei und die Staatskanzlei hinzu. Mit der VOL/A-konformen Internet-Lösung für einen EU-Teilnahmewettbewerb mit nachfolgender beschränkter Ausschreibung konnte nach Angaben der Verantwortlichen durch die Bündelung der Einkaufsprozesse alleine bei den Einkaufskosten Einsparungen von 26 Prozent realisiert werden. Die Prozess- und Transaktionskosten wurden um rund 80 Prozent gesenkt.

Das immense Potenzial für das E-Procurement im Bereich der öffentlichen Verwaltungen ist jedoch durch die rechtlichen Besonderheiten in diesem Segment schwieriger zu realisieren. Denn im so genannten Adminstration-to-Business-Bereich (A2B) müssen anders als beim Business-to-Business (B2B) bei der öffentlichen Ausschreibung beispielsweise das Vergaberecht beachtet und im Internet entsprechend umgesetzt werden.

In Bayern soll die elektronische Beschaffung für die öffentliche Verwaltung künftig integraler Bestandteil der umfassenden VMB-Plattform werden. Der Freistaat will in Zukunft erhebliche Anteile der Beschaffung von nicht ausschreibungsrelevanten Materialien und Dienstleistungen über den VMB abwickeln. Dabei geht es allerdings nicht nur um den Einkauf eines Bürostuhls oder eines Wörterbuches, sondern die geplante Lösung erlaubt es künftig auch, komplexe Abläufe wie den Ausschreibungs- und Bieteprozess End-to-End-integriert mit einer Back-End-Lösung zu betreiben. Den notwendigen Investitionen in Hard- und Software durch die einzelne Verwaltung stehen längerfristig wesentlich geringere Prozesskosten gegenüber, wodurch ein relativ schneller Return of Investment möglich ist.

Neben den bayrischen Behörden soll auch der Mittelstand des Bundeslandes über den VMB einen günstigen und einfachen Zugang zu B2B-Lösungen und A2B-Anwendungen erhalten. Im A2B-Bereich ist auf der VMB-Plattform auch bereits eine E-Procurement-Lösung erprobt worden, die es den öffentlichen Verwaltungen ermöglicht, ihre Materialbeschaffung ins Netz zu verlagern. Dazu wurde zunächst die Beschaffung von Standardprodukten – das heißt vor allem von Bürobedarf, Toner und technischen Ausstattungsgegenständen – per elektronischem Katalog in einem sechsmonatigen Pilotprojekt erprobt, das im Januar 2002 beendet wurde. Zu den ersten Pilotanwendern gehörten unter anderem die bayerische Staatskanzlei, das Finanzministerium, die Bezirksfinanzdirektion München und das Landratsamt Pfaffenhofen. Diese Pilotphase war vor allen Dingen auch deshalb notwendig, um zu zeigen, an welchen Stellen noch Verbesserungen notwendig sind.

Es hat sich gezeigt, welche vielfältigen Vorteile E-Procurement-Lösungen für Beschaffer und Lieferanten haben. So konnten auf Seiten der öffentlichen Verwaltungen nicht nur die Bestellkosten gesenkt, sondern auch die bessere Vergleichbarkeit von Produktinformationen erreicht werden.

Aber nicht nur die Verwaltung, auch die Lieferanten profitieren unmittelbar von der Beschaffung über das World Wide Web: Die Rationalisierung der Prozesse, eine Senkung der Vertriebskosten und die Präsenz auf dem Virtuellen Marktplatz Bayern als Anlaufpunkt auch für andere potenzielle Kunden sind nur einige der positiven Aspekte. Vor diesem Hintergrund ist es denn auch nicht verwunderlich, dass man beim VMB schon weitergehende Pläne schmiedet. So soll demnächst zusätzlich gemeinsam mit dem Freistaat ein elektronisches Vergabeportal initiiert werden und längerfristig ist auch ein ganzheitlicher Beschaffungsprozess auf Grundlage der webbasierten Lösung “SAP Business-to-Business Procurement” (BBP) geplant, die sich in vorhandene SAP R/3-Systeme einbinden lässt.

Der Freistaat Bayern verspricht sich von der Internet-Plattform aber auch konkrete Einsparungen bei der eigenen Beschaffung. So sollen durch E-Procurement von Verbrauchsgütern die Einkaufs- und Prozesskosten um mindestens zehn Prozent abnehmen. Richtig schlank wird die öffentliche Verwaltung aber erst werden, wenn auch die elektronische Unterschrift flächendeckend etabliert ist. Seit Anfang letzten Jahres vereinfacht das Signaturgesetz das Unterschreiben ohne Tinte. Künftig wird es deshalb auch im VMB eine digitale Signatur geben, die der eigenhändigen Unterschrift entspricht. Technisch möglich macht dies ein mit dem PC verbundenes Kartenlesegerät. Um rechtsgültig zu unterschreiben, muss der Bürger dann nicht mehr den Stift zücken, sondern seine Chipkarte in das Lesegerät einlegen und die geheime PIN eintippen. Wenn die Karte zugleich die Bezahlung besorgt, werden sich auch kostenpflichtige Behördenakte bequem am heimischen Bildschirm abwickeln lassen. Denkbar ist eine Belastung per Kreditkarte oder GeldKarte, die mit einem Guthaben versehen ist.

Nachhaltiges Optimierungspotenzial bietet der Einsatz moderner Technologien Bund, Ländern und Kommunen. Doch ist der Schritt ins Internet nicht nur sinnvoll, um den Bürgern auf der Datenautobahn ein Stück entgegenzukommen oder Beamte in ihrer Tätigkeit zu entlasten. Ein wichtiges Argument für den Einsatz von Internet-Technologien sind angesichts reduzierter Haushaltsmittel die Einsparmöglichkeiten im Rahmen des Beschaffungswesens.

Für mehr als 254 Milliarden Euro – rund 13 Prozent des Bruttoinlandprodukts – beschafft der Staat zur Zeit nach Angaben des
Bundesverbandes der Deutschen Industrie Sach- und Dienstleistungen für seine Ämter und Behörden. Untersuchungen gehen davon aus, dass durch die Abwicklung dieses Prozesses über das World Wide Web die Verwaltungskosten um 25 bis 75 Prozent und die Einkaufspreise um durchschnittlich zehn bis 30 Prozent gesenkt werden könnten. Das so genannte E-Procurement könnte darüber hinaus die Beschaffung insgesamt erheblich beschleunigen. Bundesweit würden so 15 bis 30 Milliarden Euro an Steuergeldern gespart.

Sollen mit E-Government alle Ressourcen ausgeschöpft werden, so kommen die Behörden an E-Procurement nicht vorbei. Doch stehen die Verwaltungen nach einer Studie der
Universität Witten-Herdecke, die den Entwicklungsstand des kommunalen Beschaffungswesens im Internet analysiert hat, hier noch ganz am Anfang: Demnach haben vier von fünf Einkäufern in den Behörden keine Erfahrung mit Ausschreibungen über das Internet. Lediglich bei neun Prozent der Befragten steht das Thema oben auf der Agenda. Und dies, obwohl ein Fünftel bis ein Viertel der Befragten sich hiervon geringere Verwaltungskosten, kürzere Beschaffungszeiten und niedrigere Einkaufspreise erwarten. Andere Nationen in Europa sind da weiter: Die englische Verwaltung beispielsweise erledigt 90 Prozent aller Beschaffungen via Internet.

Allerdings hält die Umstellung auf elektronische Beschaffung für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland einige Stolpersteine bereit. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft muss sich die öffentliche Hand bei der Beschaffung ihres Bedarfs weitgehend nach spezifischen gesetzlichen Vorschriften, wie der Vergabeordnung, sowie weiteren nationalen beziehungsweise europaweiten gesetzlichen Regelungen richten. Immerhin hat die Politik diese Entwicklungen nicht verschlafen: So enthält die seit Februar aktuelle Form der Vergabeverordnung für öffentliche Aufträge die wichtige Neuerung, dass Angebote auch elektronisch abgegeben werden können. Und ab dem 17. Januar 2002 müssen EU-weit bei der Vergabe öffentlicher Aufträge auch elektronische Angebote akzeptiert werden. Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern hat dazu bereits die technischen Voraussetzungen geschaffen und ist seit Anfang Mai dieses Jahres in der Lage, elektronische Ausschreibung und Vergabe über das Internet abzuwickeln.

Weitere Hürden auf dem Weg zum elektronischen Beschaffungsprozess sind komplexe Genehmigungswege und Organisationsstrukturen, die zwar einerseits dazu beitragen, Korruption zu vermeiden, andererseits aber auch den Prozessablauf behindern. Zusätzlich ist die softwaretechnische Unterstützung der Einkaufsaktivitäten meist mangelhaft. Die Nutzung geeigneter Technologien sowie eine gewisse Dezentralisierung der Beschaffungsprozesse könnten hier einen wesentlichen Beitrag zu Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung leisten.

Eine ganzheitliche Lösung, die den öffentlichen Einkauf durchgehend elektronisch durchführt und schematisiert, ist nur ein Bestandteil einer medienbruchfreien Prozessabwicklung. Ein automatisierter Verwaltungsablauf beinhaltet darüber hinaus auf der Basis der gesetzlichen Grundlagen vereinfachte Arbeitsabläufe. Um die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation optimal und konsequent ausschöpfen zu können, sollten alle Teilnehmer eingebunden werden. Mittlerweile sind verschiedene elektronische Einkaufssysteme und Tools verfügbar, wobei diese Anwendungslösungen vorwiegend auf der Seite der einkaufenden Verwaltung implementiert wurden. Folgende Aspekte werden dabei besonders berücksichtigt:

• Einbindung der Mitarbeiter in den öffentlichen Beschaffungsprozess
• schnellere Abwicklung des eigentlichen Beschaffungsprozesses
• unmittelbarer Zugriff auf Produktinformationen durch die Integration der Lieferanten-Kataloge
• Einbindung von Produktinformationen in die Leistungsbeschreibung zur einfacheren Erstellung der Verdingungsunterlage
• Umsetzung von rechtssicheren Vergabeverfahren mit sicherem Datentransfer
• effiziente Abwicklung von Rahmenvertragsabrufen, Warenlieferungen, Rechnungen und Zahlungen
• Integration von verwaltungsinternen Genehmigungsverfahren
• Realisierung neuer Geschäftsszenarien
• flexible Implementierungsszenarien und Integration in bestehende Legacy-Systeme
• eine Lösung, die in der Verwaltung wachsen kann

Doch haben die bisher gesammelten Erfahrungen gezeigt, dass sich die Einführung oder besser die Vermarktung dieser elektronischen Vergabe- und Beschaffungslösungen in der öffentlichen Verwaltung schwierig gestaltet. Die Gründe dafür sind vielschichtig und liegen einerseits an den technischen sowie organisatorischen Gegebenheiten. Andererseits mangelte es teilweise an dem Bewusstsein, die öffentliche Beschaffung ganzheitlich zu betrachten. Hier hat sich aber mittlerweile viel getan und die öffentlichen Verwaltungen befassen sich mehr und mehr mit diesem Thema. Beispielhaft ist wieder das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren zu nennen, welches künftig den gesamten Vergabeprozess der Behörde – vom Anmelden des Bedarfs bis zur Auslieferung – bündeln und elektronisch abwickeln wird. Mit dem Projekt “Öffentlicher Eink@uf Online” und dem Leitprojekt ”
e-Vergabe” hat das Amt ein ganzheitliches Verfahren für den Online-Einkauf entwickelt, welches aus den Elementen Kommunikation zwischen Bedarfsträger und Beschaffungsamt, elektronisches Vergabe-Modul, e-Vergabe-Plattform und virtueller Marktplatz besteht.